Envoyez des invitations par e-mail pour faire entrer des personnes précises dans votre communauté, choisissez le rôle avec lequel elles la rejoignent et gérez les invitations qui n'ont pas encore été acceptées. Les administrateurs d'espace peuvent aussi créer des codes d'invitation pour un seul espace.
Qui peut le faire : Les propriétaires et les administrateurs de la communauté, ainsi que les rôles personnalisés disposant de la permission Inviter des membres. Les modérateurs ne peuvent pas envoyer d'invitations à la communauté. Codes d'invitation d'espace : les administrateurs d'espace. · Où : Sur le web (console d'administration). Codes d'invitation d'espace : sur le web et dans les applications iOS et Android. · Offre : Le nombre d'invitations que vous pouvez envoyer chaque mois dépend de votre offre de la plateforme.
Inviter des personnes dans votre communauté par e-mail
- Accédez à Admin → Membres → Tous les membres et cliquez sur Inviter des membres. Vous pouvez aussi cliquer sur Inviter des membres dans Admin → Membres → Invitations.
- Sous Adresses e-mail, saisissez une adresse et appuyez sur Entrée, ou cliquez sur +. Pour ajouter de nombreuses personnes à la fois, collez une liste séparée par des virgules, des espaces ou des retours à la ligne. Les doublons sont ignorés et les adresses non valides sont signalées.
- Choisissez un Rôle : Membre, Mod (modérateur) ou Administrateur. Le rôle s'applique lorsque la personne accepte l'invitation. Inviter quelqu'un en tant que Mod ou Administrateur nécessite la permission Gérer les rôles, que seul le propriétaire possède par défaut. Sans elle, la boîte de dialogue ne propose que Membre.
- Si vous le souhaitez, rédigez un Message personnel (optionnel).
- Cliquez sur Envoyer les invitations.
Chaque personne reçoit un e-mail avec son propre lien d'invitation. Le lien est associé à cette adresse e-mail : si la personne s'inscrit avec une autre adresse, le rôle prévu dans l'invitation ne s'applique pas.
Les administrateurs et les modérateurs occupent chacun une place dans votre offre de la plateforme, et le propriétaire compte comme un administrateur. Si toutes les places du rôle choisi sont prises, la boîte de dialogue vous avertit. Vous pouvez quand même envoyer l'invitation, mais elle ne pourra pas être acceptée tant qu'une place ne se libère pas. Une nouvelle personne voit Cette invitation ne peut pas être acceptée pour le moment lorsqu'elle s'inscrit. Une personne déjà connectée qui accepte depuis la page d'invitation voit « Cette communauté n'a plus de place d'administrateur ou de modérateur disponible pour le moment : l'invitation ne peut pas être acceptée. Contactez un administrateur de la communauté. »
La boîte de dialogue d'invitation n'attribue pas de groupe d'accès. Une fois que la personne a rejoint la communauté, attribuez-lui un groupe depuis sa page de membre. Consultez Ajouter ou retirer le groupe d'accès d'un membre.
Il n'existe pas de lien d'adhésion unique à partager pour toute la communauté. Pour permettre à n'importe qui de rejoindre la communauté de lui-même, réglez l'inscription sur Ouverte ou Approbation requise et partagez l'adresse de votre communauté. Consultez Choisir qui peut rejoindre la communauté : visibilité et inscription. Pour ajouter une longue liste de personnes venant d'une autre plateforme, consultez Importer et exporter des membres.
Ce que voient les personnes invitées en ouvrant l'invitation
Le lien d'invitation ouvre une page qui indique « Vous êtes invité à rejoindre » votre communauté, avec le nom de la personne qui a envoyé l'invitation, le rôle et la date d'expiration de l'invitation.
- Accepter l'invitation crée leur compte. Leur adresse e-mail est préremplie à partir de l'invitation.
- J'ai déjà un compte permet à un membre existant de se connecter à la place.
Si le lien ne fonctionne plus, ils voient Invitation expirée ou Invitation révoquée et ont besoin d'une nouvelle invitation de votre part.
Dans l'application Mateflow, les personnes qui ouvrent ou collent le lien d'invitation d'une communauté accessible sur invitation uniquement, ou une invitation Mod ou Administrateur pour une communauté payante, voient Invitation · rejoindre avec votre invitation, et le formulaire d'inscription conserve l'adresse e-mail invitée. Une personne qui a déjà un compte se connecte et appuie sur Accepter et rejoindre. Consultez Se connecter à votre communauté dans l'application.
Dans les modes d'inscription Sur invitation uniquement et Fermée, les invitations sont le moyen par lequel de nouvelles personnes entrent dans la communauté. Dans une communauté Payante, les personnes invitées en tant que Mod ou Administrateur s'inscrivent sans payer, tandis que celles invitées en tant que Membre s'abonnent comme n'importe quel visiteur. Consultez Rendre l'adhésion à votre communauté payante.
Gérer les invitations à la communauté en attente
Accédez à Admin → Membres → Invitations pour voir chaque invitation et son statut : En attente, Acceptée, Expirée ou Révoquée. Recherchez par adresse e-mail ou filtrez par statut. Selon le statut, chaque ligne propose :
- Copier le lien (en attente) : copiez le lien d'invitation pour l'envoyer vous-même, par exemple dans un message direct.
- Renvoyer (en attente ou expirée) : envoyez à nouveau l'invitation par e-mail.
- Révoquer (en attente) : le lien cesse de fonctionner. Une confirmation vous est demandée.
- Supprimer (expirée ou révoquée) : supprimez l'enregistrement. Une confirmation vous est demandée.
- Voir l'invitant (acceptée) : ouvrez le profil de la personne qui a envoyé l'invitation.
Si vous invitez une adresse qui a déjà une invitation en attente, Mateflow vous demande si vous voulez l'Actualiser. L'actualisation invalide le lien précédent et envoie un nouvel e-mail. Le nombre d'invitations ouvertes apparaît sous Invitations en attente en haut de Tous les membres.
Si vous voyez Limite d'invitations atteinte, vous avez utilisé les invitations du mois prévues par votre offre de la plateforme. Consultez Consulter l'utilisation et les limites de votre offre.
Inviter des personnes dans un seul espace avec un code d'invitation
Les invitations à un espace sont des codes, pas des liens. La personne utilise le code dans l'espace.
Sur le web :
- Ouvrez l'espace et cliquez sur Gérer (l'icône en forme d'engrenage), puis accédez à Membres.
- Cliquez sur Inviter, choisissez le Rôle pour les membres invités, puis cliquez sur Générer un code.
- Copiez le code et partagez-le. Les codes créés ici ne fonctionnent qu'une fois et expirent au bout de sept jours. Révoquez-en un depuis Codes d'invitation récents.
Dans l'application : ouvrez l'espace, appuyez sur ⋯, puis sur Gérer l'espace → Liens d’invitation. Appuyez sur Nouveau, choisissez le Rôle, l'Expiration et les Utilisations max, puis appuyez sur Créer le code. Le code est copié pour vous.
Pour utiliser le code, la personne ouvre un espace sur invitation uniquement, colle le code sous Code d'invitation et clique sur Rejoindre avec un code d'invitation. Révoquer un code empêche toute nouvelle utilisation ; les personnes qui ont déjà rejoint l'espace conservent leur accès. Les codes d'invitation ne peuvent pas être utilisés pour un cours payant.
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