Modifiez la façon dont les e-mails de votre communauté parviennent aux membres : le nom et l'adresse de l'expéditeur, la destination des réponses, l'e-mail de bienvenue que reçoivent les nouveaux membres et les alertes par e-mail que reçoit votre équipe. Vous pouvez aussi envoyer les e-mails de votre communauté via votre propre serveur de messagerie.
Qui peut le faire : Les propriétaires et les administrateurs de la communauté. · Où : Sur le web (console d'administration). · Offre : L'e-mail de bienvenue et les notifications administrateur sont disponibles avec toutes les offres de la plateforme. L'enregistrement d'un expéditeur personnalisé (Identité de l'expéditeur) et le SMTP personnalisé dépendent chacun de votre offre de la plateforme.
Ouvrir les paramètres des e-mails et des notifications
Accédez à Admin → Paramètres → E-mail et notifications. La page comporte quatre sections : Identité de l'expéditeur, Notifications système, Notifications administrateur et SMTP personnalisé. Après vos modifications, cliquez sur Save Changes en bas de la page.
Une section que votre offre n'inclut pas affiche Mettez à niveau pour débloquer, et ses champs ne peuvent pas être modifiés. Si vous passez à une offre sans expéditeur personnalisé ni SMTP personnalisé, vos e-mails reviennent à l'expéditeur et au service d'envoi par défaut de Mateflow. Vos paramètres sont conservés et s'appliquent de nouveau lorsque vous passez à une offre supérieure.
Modifier le nom de l'expéditeur, l'adresse d'expédition et l'adresse de réponse
Dans Identité de l'expéditeur :
- Nom de l'expéditeur : le nom affiché dans la boîte de réception des membres. Lorsqu'il est vide, le nom de votre communauté est utilisé.
- Adresse e-mail de l'expéditeur : l'adresse d'où partent vos e-mails, sur votre propre domaine. Elle n'est utilisée qu'une fois le domaine vérifié (voir la section suivante).
- Adresse de réponse (facultatif) : l'adresse où arrivent les réponses des membres, comme votre boîte de support. Elle est utilisée pour l'e-mail de bienvenue, les diffusions et le résumé de la communauté.
Quand vos paramètres d'expéditeur prennent effet :
| Avant la vérification du domaine | Après la vérification du domaine | |
|---|---|---|
| Diffusions | Votre Nom de l'expéditeur, envoyé depuis l'adresse d'expéditeur par défaut de Mateflow | Votre Nom de l'expéditeur et votre Adresse e-mail de l'expéditeur |
| E-mails transactionnels, comme l'e-mail de bienvenue, les notifications, les invitations et les codes de vérification | Le nom de votre communauté, envoyé depuis l'expéditeur par défaut de Mateflow | Votre Nom de l'expéditeur et votre Adresse e-mail de l'expéditeur |
Vérifier votre propre domaine d'envoi
Pour envoyer depuis une adresse de votre propre domaine, comme hello@yourdomain.com, vérifiez le domaine. Tant qu'il n'est pas vérifié, les e-mails partent de l'expéditeur par défaut de Mateflow.
- Saisissez l'adresse dans Adresse e-mail de l'expéditeur et cliquez sur Save Changes.
- Sous Vérification du domaine d'envoi, cliquez sur Vérifier. Mateflow génère les enregistrements DNS à ajouter.
- Ajoutez chaque enregistrement (Type, Nom et Valeur) chez le fournisseur DNS de votre domaine.
- Revenez et cliquez de nouveau sur Vérifier. Lorsque les enregistrements sont trouvés, le statut passe de Vérification en attente à Vérifié.
Les modifications DNS peuvent prendre jusqu'à 48 heures pour être prises en compte. Si vous voyez Échec de la vérification, la raison est affichée avec les enregistrements. Vérifier n'est pas disponible tant que l'adresse d'expédition comporte des modifications non enregistrées : enregistrez donc d'abord. Si vous passez à une adresse sur un autre domaine, vérifiez aussi ce domaine.
Modifier l'e-mail de bienvenue des nouveaux membres
L'e-mail de bienvenue est envoyé automatiquement lorsqu'une personne s'inscrit. Dans Notifications système :
- Activez Envoyer un e-mail de bienvenue.
- Saisissez un Objet de l'e-mail de bienvenue et rédigez le Corps de l'e-mail de bienvenue. Les deux sont obligatoires tant que l'e-mail de bienvenue est activé.
- Cliquez sur Save Changes.
L'objet et le corps peuvent contenir ces variables :
{username}: le nom d'affichage du membre{site_name}: le nom de votre communauté{app_download_url}: un lien pour télécharger l'application Mateflow. Il reste vide si votre offre de la plateforme supprime la marque Mateflow.
Pour ne plus l'envoyer, désactivez Envoyer un e-mail de bienvenue. L'e-mail de bienvenue est distinct du message de bienvenue que les membres voient dans la communauté. Consultez Configurer l'intégration des nouveaux membres.
Recevoir un e-mail lorsqu'un nouveau membre rejoint la communauté
Dans Notifications administrateur, activez Notifier à l'arrivée de nouveaux membres (« Envoyer un e-mail aux administrateurs lorsqu'un nouveau membre rejoint ») et cliquez sur Save Changes.
L'e-mail est envoyé au propriétaire de la communauté et à chaque administrateur qui a une adresse e-mail. Les modérateurs et les rôles personnalisés ne le reçoivent pas. Il est envoyé lorsqu'une personne devient membre à part entière : elle s'inscrit par e-mail, avec la connexion sociale ou avec l'authentification unique (SSO), termine une inscription payante, ou sa demande d'adhésion est approuvée. Chaque destinataire reçoit son propre e-mail.
Envoyer les e-mails de la communauté via votre propre serveur SMTP
Le SMTP personnalisé envoie la plupart des e-mails que votre communauté adresse aux membres, y compris le résumé de la communauté, via votre propre serveur de messagerie plutôt que via le service d'envoi de Mateflow. Les diffusions font exception : « Les e-mails groupés passent toujours par Mateflow, afin de mesurer les ouvertures et les clics. »
- Saisissez l'Hôte SMTP, le Port, le Nom d'utilisateur et le Mot de passe fournis par votre fournisseur de messagerie.
- Laissez Utiliser TLS/SSL activé pour chiffrer la connexion.
- Cliquez sur Save Changes.
Le SMTP personnalisé n'a pas de solution de repli. Si votre serveur échoue, Mateflow réessaie d'envoyer l'e-mail mais ne l'envoie pas via son propre service à la place : des informations erronées signifient donc que les e-mails de votre communauté ne sont pas remis. Pour revenir à l'envoi par défaut de Mateflow, videz Hôte SMTP et enregistrez. Après l'enregistrement, le mot de passe n'est plus affiché ; laissez le champ vide pour le conserver. Les e-mails du résumé de la communauté envoyés via votre propre serveur n'ont pas de suivi des ouvertures ni des clics.
Ce que les membres contrôlent dans leurs e-mails de notification
Les membres décident des e-mails de notification qu'ils reçoivent, et vous ne pouvez pas modifier leurs paramètres à leur place. Dans Paramètres → Notifications, chaque membre choisit les canaux et les catégories, définit une Fréquence du résumé et peut désactiver les E-mails marketing. Consultez Choisir vos notifications.
Les autres e-mails automatiques, comme les codes de vérification, ont un contenu fixe. Pour écrire vos propres e-mails aux membres, envoyez une diffusion ou configurez le résumé de la communauté.
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