データ保持ポリシーでは、長期間アクティブでないメンバーのアカウントを Mateflow がどう扱うかを決めます。リマインダーを送るか、アカウントを匿名化するかのどちらかです。個人データを必要な期間だけ保持するという、GDPR の保存制限の原則に沿った運用に役立ちます。
対象者：コミュニティのオーナーと管理者。 · 場所：ウェブ（管理画面）。 · プラン：すべてのプラットフォームプランで利用できます。
非アクティブメンバーのポリシーを有効にする
- 管理画面 → 設定 → Data Retention に移動します。
- 非アクティブメンバーのポリシーで、非アクティブメンバーの処理を有効にするをオンにします。ほかの項目が編集できるようになります。
- 非アクティブ期間（月） に、ポリシーが適用されるまでメンバーが非アクティブでいられる期間を、1～240 か月の範囲で入力します。
- 期限切れ時のアクションを選びます。次のセクションを参照してください。
- 猶予期間（日） に、警告を受けたメンバーが再びアクティブになるまでの期間を、0～365 日の範囲で入力します。
- Save Changes をクリックします。
ポリシーは、有効にするまでオフです。初期値は、24 か月、通知のみ、30 日の猶予期間です。
非アクティブなメンバーのデータの扱いを選ぶ
期限切れ時のアクションは、設定した月数のあいだメンバーが非アクティブだったときに、データ保持ポリシーが行う処理を決めます。
| 期限切れ時のアクション | 行われること |
|---|---|
| 通知のみ | メンバーには、非アクティブになるたびに 1 回、非アクティブのリマインダーメールが届きます。戻ってきたメンバーが再び活動しなくなった場合は、もう一度届きます。データが削除されることはありません。 |
| 匿名化 | リマインダーと猶予期間のあと、アカウントが匿名化されます。 |
| 削除 | 現在は匿名化と同じです。 |
匿名化と削除は元に戻せません。アカウントは「Deleted User」と表示され、メンバーの個人情報とサインインのデータは削除されます。投稿とコメントは残り、「Deleted User」のものとして表示されます。メンバーが自分でアカウントを削除する場合のような、別途 30 日の待機期間はありません。猶予期間だけが唯一の猶予です。
データ保持ポリシーでアクティビティとして数えられるもの
メンバーは、サインインしたとき、投稿、コメント、いいね、フォローをしたとき、またはサインインした状態でコミュニティを利用したときに、アクティブとみなされます。管理者がそのメンバーとしてコミュニティを表示した場合は数えられません。一度も何もしていないメンバーは、サインアップした日で判断されます。
ポリシーの対象外になるのは、次の人です。
- コミュニティのチーム：オーナー、管理者、モデレーター、カスタムロールや請求管理者を含むコミュニティのロールを持つすべての人。コミュニティのロールを持たないスペース管理者とスペースモデレーターは対象外になりません。チームの誰かを対象に含めるには、先にその人のロールを外してください。
- 正常な状態でないメンバー：承認待ち、BAN、停止中、またはアカウントの削除手続き中のメンバー。
- 有効な有料メンバーシップを持つメンバー：トライアル中、支払い遅延中、一時停止中のメンバーシップも含みます。
リマインダーメールと猶予期間の仕組み
毎晩実行される処理で、メンバーがデータ保持ポリシーに該当するかどうかが確認されます。匿名化または削除の場合、メンバーが非アクティブの上限に達すると、次のように処理されます。
- Mateflow がメンバーに、アカウントが匿名化される日付を記載したリマインダーをメールで送ります。リマインダーを送信できない場合は、送信できるまで何も行われません。
- 猶予期間が始まります。猶予期間中に何らかのアクティビティがあると、そのメンバーへの処理は取り消されます。
- 猶予期間が終わっても非アクティブのままの場合、アカウントが匿名化されます。
ポリシーをオフにしても、すでに予定されている処理は取り消されません。処理は保留され、ポリシーを再びオンにすると実行されます。ただし、その間にメンバーがアクティブになっていた場合は実行されません。予定日の前に期限切れ時のアクションを変更すると、メンバーは新しい設定でもう一度確認されます。
データ保持ポリシーの対象外のもの
データ保持ページで扱うのは、非アクティブなメンバーのアカウントだけです。ほかの記録の保持期間は変わりません。
- AI チャット：メンバーと AIアシスタントの会話は、180 日後に期限切れになります。AIのデータプライバシーと制限事項を参照してください。
- 監査ログ：管理者の監査ログは、この設定の影響を受けません。監査ログを使うを参照してください。
- メンバーが自分で削除したアカウント：30 日の待機期間のあとに削除されます。データのエクスポートとアカウントの削除を参照してください。
1 人のメンバーのデータリクエストに自分で対応する
GDPR のアクセス要求や削除要求など、1 人のメンバーからの依頼にすぐ対応するには、管理画面 → メンバー → すべてのメンバーからメンバーのページを開き、アクションメニューを使います。
- データをエクスポート（GDPR）：メンバーのデータの完全なエクスポートをキューに追加します。
- メンバーを匿名化：メンバーの名前、メールアドレス、アバターを消去します。短い猶予期間の間だけ取り消せますが、その後は元に戻せません。コミュニティのオーナーには使えません。
メンバーを検索・管理するを参照してください。
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