Ce guide couvre les documents de facturation de votre offre de la plateforme, l'offre que vous payez à Mateflow pour votre communauté : les factures (reçus), la carte qui la paie, ainsi que votre adresse de facturation et votre numéro fiscal. Les paiements que vos membres vous versent sont distincts ; consultez Gérer les abonnés, les paiements et les remboursements.
Qui peut le faire : Dans la console d'administration : les propriétaires, les administrateurs et les administrateurs de facturation de la communauté. Dans le tableau de bord créateur : le propriétaire de l'espace de travail effectue les modifications ; les collègues disposant de l'accès Finances peuvent consulter. · Où : Sur le web (console d'administration et tableau de bord créateur). · Offre : S'applique à toutes les offres de la plateforme.
Où trouver les factures et les moyens de paiement de la plateforme
| Console d'administration (Admin → Facturation) | Tableau de bord créateur (Tableau de bord créateur (app.mateflow.com) → Facturation) | |
|---|---|---|
| Factures | Historique : les factures de cette communauté | Factures : toutes les communautés de l'espace de travail |
| Cartes | La carte Paiement dans Aperçu, gérée dans Stripe | Moyens de paiement : les cartes de tout l'espace de travail |
| Informations de facturation | Adresse de facturation & informations fiscales dans Aperçu | Paramètres : Informations de facturation |
Télécharger les factures dans la console d'administration
- Accédez à Admin → Facturation → Historique. Les cartes du haut affichent Total dépensé, Factures, Prochain paiement et Dernier paiement.
- Dans Historique de facturation, recherchez des factures ou filtrez par statut : Payée, En attente, Échouée ou Remboursée.
- Utilisez les icônes d'une ligne pour afficher ou télécharger la facture. Cliquez sur la ligne elle-même pour voir ses détails, comme le Numéro de facture, la Date d'émission, la Période de facturation et l'Activité, puis cliquez sur Télécharger le PDF.
- Pour exporter la liste, cliquez sur Exporter et choisissez Exporter au format CSV ou Exporter au format PDF.
Pour une facture Échouée, cliquez sur Réessayer le paiement dans ses détails. Le portail de facturation de Stripe s'ouvre et vous permet de mettre à jour votre carte.
Trouver les factures de toutes les communautés dans le tableau de bord créateur
Accédez à Tableau de bord créateur (app.mateflow.com) → Facturation → Factures. Filtrez par communauté et par statut (Payée, En attente, Échouée, Annulée). Cliquez sur Voir ou PDF sur une facture. Cliquez sur Exporter en CSV pour exporter la liste ; vous recevez un e-mail lorsque le fichier est prêt.
Mettre à jour la carte qui paie votre offre de la plateforme
Dans la console d'administration : dans Admin → Facturation → Aperçu, la carte Paiement liste vos cartes enregistrées sous Enregistrés, marquées Par défaut, Expirée ou Expire bientôt. Cliquez sur Gérer dans Stripe pour ajouter une carte, en supprimer une ou changer la carte par défaut dans le portail sécurisé de Stripe. Si aucune carte n'est enregistrée, cliquez sur Ajouter un moyen de paiement dans Stripe.
Ajouter une carte ne démarre pas d'abonnement à lui seul. Pour vous abonner, consultez Votre offre de la plateforme et l'essai gratuit.
Dans le tableau de bord créateur : accédez à Tableau de bord créateur (app.mateflow.com) → Facturation → Moyens de paiement. Les cartes d'un espace de travail paient toutes les communautés qu'il contient.
- Cliquez sur Ajouter une carte pour saisir une carte sur la page sécurisée de Stripe.
- Cliquez sur Définir par défaut pour choisir la carte qui est débitée.
- Cliquez sur Retirer pour supprimer une carte. Une carte qui paie encore l'abonnement d'une communauté active ne peut pas être retirée tant que vous n'avez pas défini une autre carte par défaut.
Seul le propriétaire de l'espace de travail peut ajouter ou retirer des cartes ici. Les collègues disposant de l'accès Finances voient la liste.
Ajouter votre adresse de facturation et votre numéro fiscal
Dans la console d'administration : dans Admin → Facturation → Aperçu, ouvrez Adresse de facturation & informations fiscales. Renseignez Nom de l'entreprise, Numéro fiscal (par exemple un numéro de TVA, de GST ou d'EIN), Adresse ligne 1, Adresse ligne 2, Ville, État / Province, Code postal et Pays, puis cliquez sur Enregistrer l'adresse.
Dans le tableau de bord créateur : accédez à Tableau de bord créateur (app.mateflow.com) → Facturation → Paramètres. Sous Informations de facturation, saisissez l'E-mail de facturation, le Nom de l'entreprise, l'Adresse et le Numéro fiscal : choisissez un Type (US EIN, EU VAT, GB VAT, AU ABN ou CA BN) et saisissez la Valeur. Cliquez sur Enregistrer les modifications. Les collègues disposant de l'accès Finances voient Vous disposez d’un accès en lecture seule. Les gestionnaires de facturation peuvent effectuer des modifications.
Stripe génère les factures de votre offre de la plateforme à partir des informations de facturation du portail de facturation de Stripe. Pour que votre numéro fiscal figure bien sur vos factures, ajoutez-le aussi à cet endroit : dans Admin → Facturation → Aperçu, cliquez sur Gérer dans Stripe.
Définir les e-mails de facturation et les alertes de dépenses
Dans Tableau de bord créateur (app.mateflow.com) → Facturation → Paramètres, le propriétaire de l'espace de travail peut aussi :
- activer les Notifications par e-mail pour les factures et les reçus de paiement, ainsi que M'avertir ~7 jours avant chaque prélèvement de renouvellement, sous Préférences de facturation ;
- activer les Alertes de dépenses et définir un Seuil de dépenses mensuel, un Seuil par facture et les E-mails à notifier qui reçoivent l'alerte.
À savoir sur les factures de la plateforme
- Les formulaires fiscaux concernant l'argent que vos membres vous versent, comme un 1099-K, proviennent de Stripe, et non de ces pages. Consultez Connecter Stripe et recevoir vos versements.
- Les factures des abonnements de vos membres sont émises par votre propre compte Stripe, et non par Mateflow. Les coordonnées de l'entreprise et le numéro fiscal qui y figurent sont ceux définis dans votre compte Stripe.
- Si un paiement échoue, consultez Résoudre les problèmes de facturation et d'offre.
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