Créez un événement pour réunir les membres à une heure donnée, en ligne, en personne ou les deux (hybride). Chaque événement appartient à un espace. Les membres peuvent répondre à l'invitation (RSVP), recevoir des rappels et ajouter l'événement à leur calendrier.
Qui peut le faire : Les propriétaires et les administrateurs de la communauté, ainsi que les administrateurs et les modérateurs de l'espace. Les membres peuvent créer des événements dans un espace lorsque Autoriser les membres à créer des événements est activé. · Où : Web et applications iOS et Android. · Offre : Les événements dépendent de votre offre de la plateforme et doivent être activés dans l'espace.
Avant de commencer à créer un événement
- Les événements doivent être activés dans l'espace hôte. Consultez Activer les événements et les directs dans un espace. Les espaces Chat ne peuvent pas accueillir d'événements.
- Si votre offre de la plateforme n'inclut pas les événements, le formulaire d'événement affiche « Les événements ne sont pas disponibles sur ce plan » et les boutons d'événement sont masqués.
Ouvrir le formulaire d'événement
Sur le web, partez de l'un de ces endroits :
- Page Événements : cliquez sur Événements dans la navigation principale, puis sur + (Créer un événement). Vous choisirez l'espace hôte dans le formulaire. Seuls les espaces dans lesquels vous pouvez créer des événements sont listés.
- Un espace : ouvrez l'onglet Événements de l'espace et cliquez sur Créer un événement.
- Le panneau Gérer d'un espace : cliquez sur Événements, puis sur Créer un événement.
- Console d'administration : les propriétaires et les administrateurs de la communauté peuvent accéder à Admin → Contenu → Événements et cliquer sur Créer un événement pour créer un événement dans n'importe quel espace.
Dans l'application : appuyez sur + sur l'écran Événements, ou ouvrez Gérer l'espace → Événements dans un espace et appuyez sur Nouveau.
Remplir les détails de l'événement
- Si vous le souhaitez, ajoutez une image de couverture.
- Saisissez un titre (100 caractères maximum).
- Sous Calendrier, définissez la date et l'heure de Début et de Fin, ainsi que le fuseau horaire. Le formulaire propose au départ la prochaine heure pleine, une durée d'une heure et le fuseau horaire de votre navigateur. Les participants voient à la fois leur heure locale et le fuseau horaire de l'événement. L'heure de début doit se situer dans le futur.
- Sous Mode de participation & Hôte, choisissez le Type d'événement : En personne, En ligne ou Hybride. Si vous êtes parti de la page Événements, choisissez l'Espace organisateur.
- Indiquez où les participants se retrouvent :
- Événements en personne et hybrides : sous Lieu physique, cliquez sur Ajouter un lieu et recherchez l'endroit.
- Événements en ligne et hybrides : sous URL de la réunion, cliquez sur Ajouter un lien en ligne, collez le lien (par exemple un lien Zoom ou Google Meet) et cliquez sur Enregistrer le lien.
- Rédigez une Description, par exemple le programme, le public visé et ce qu'il faut préparer.
- Sous Paramètres supplémentaires, définissez si vous le souhaitez la Capacité, les Invités par participant, un Lien externe et des Co-organisateurs. Les co-organisateurs peuvent gérer l'événement et voir la liste des participants, mais ne peuvent pas le supprimer.
- Laissez Publier aussi dans le fil de l’espace activé si vous voulez que l'événement apparaisse dans le fil de l'espace, où les membres peuvent en discuter.
- Cliquez sur Créer un événement.
L'événement est publié immédiatement. Il n'existe pas d'option de brouillon. Si le formulaire indique « Les événements de cet espace sont examinés avant leur publication. », l'événement attend d'abord une approbation.
Dans l'application, les mêmes champs apparaissent sur l'écran Nouvel événement. Appuyez sur Créer l'événement pour le publier.
Définir la capacité et la liste d'attente d'un événement
Laissez Capacité vide pour un événement sans limite. Lorsque vous définissez une capacité et que l'événement est complet, les membres voient Rejoindre la liste d’attente au lieu de pouvoir répondre, et les nouvelles inscriptions passent automatiquement sur la liste d'attente. Les invités qu'amènent les participants comptent dans la capacité. Lorsqu'un participant annule, la personne suivante sur la liste d'attente est généralement inscrite à sa place et avertie. En tant qu'hôte, vous êtes averti lorsque l'événement est complet.
Vous ne pouvez pas réduire la capacité en dessous du nombre de places déjà prises. Consultez Gérer les inscriptions, la capacité et les participants.
Organiser un événement en ligne sous forme de direct dans Mateflow
Au lieu d'un lien de réunion externe, vous pouvez organiser l'événement dans Mateflow sous forme de salon en direct ou de webinaire. Programmez une session en direct dans le même espace et choisissez l'événement sous Associer un événement (facultatif). La page de l'événement affiche alors Regarder en direct pendant le direct, puis Regarder le replay ensuite, si la session a été enregistrée. Consultez Passer en direct : diffuser dans votre communauté.
Rendre un événement récurrent
Pour créer une série, activez Rendre récurrent dans le formulaire, choisissez la Fréquence (Hebdomadaire, Toutes les 2 semaines ou Mensuel) et définissez la fin de la série. Dans l'application, activez Répéter cet événement. Consultez Organiser une série d'événements récurrents.
Ce que voient les membres après la création d'un événement
L'événement apparaît dans l'onglet Événements de l'espace et sur la page Événements, ainsi que dans le fil de l'espace si vous avez laissé Publier aussi dans le fil de l’espace activé. Les membres répondent Présent, Peut-être ou Absent (les libellés sont les mêmes dans l'application), définissent un rappel sous Me rappeler avant et utilisent Ajouter au calendrier. Consultez S'inscrire aux événements et y participer.
Modifier, annuler ou supprimer un événement
Ouvrez l'événement et cliquez sur Gérer l'événement. Utilisez Modifier dans l'onglet Vue d'ensemble pour changer les détails, ou Utiliser comme modèle pour copier l'événement. Utilisez Participants, Enregistrement et Annonces pour animer l'événement, et Zone de danger pour Annuler l'événement (les participants sont avertis) ou Supprimer l'événement.
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