Les événements réunissent votre communauté en temps réel. Dans MateFlow, vous pouvez programmer un rassemblement unique ou une série récurrente, recueillir les confirmations de présence (RSVP), tenir les participants informés et évaluer les performances de chaque événement, le tout depuis l'espace d'administration. Ce guide couvre l'ensemble du cycle de vie.
Créer un événement
Ouvrez Événements et cliquez sur Créer un événement. Donnez-lui un titre (jusqu'à 100 caractères), une image de couverture facultative et une description. Définissez ensuite l'essentiel :
- Type d'événement : choisissez En présentiel, En ligne ou Hybride. Cela détermine quels champs de lieu apparaissent.
- Lieu : ajoutez un lieu en présentiel physique ou une URL de réunion en ligne selon le type.
- Date et heure : choisissez les heures de début et de fin ainsi qu'un fuseau horaire. Le formulaire utilise par défaut le fuseau horaire de votre navigateur et une durée d'une heure.
- Espace hôte : l'espace auquel appartient l'événement.
- Paramètres supplémentaires : une capacité facultative (laissez vide pour illimité) et un lien externe.
RSVP, capacité et liste d'attente
Les membres répondent avec un RSVP à trois options : Je participe, Peut-être ou Je ne participe pas. Si vous définissez une capacité et qu'elle est atteinte, les nouveaux participants sont placés sur une liste d'attente et promus automatiquement dès qu'une place se libère. Les membres peuvent aussi définir un rappel personnel (15 minutes, 1 heure ou 1 jour avant) et exporter l'événement vers leur agenda sous forme de fichier .ics.
Lancer une série récurrente
Lors de la création d'un événement, activez Rendre récurrent pour générer une série. Choisissez une fréquence (Hebdomadaire, Toutes les 2 semaines ou Mensuel), sélectionnez le jour et définissez une condition de fin (se terminer à une date, ou après un nombre d'occurrences, jusqu'à 52). Un aperçu indique combien d'événements seront créés et liste les premières dates. Les événements d'une série affichent un badge Série avec le numéro d'occurrence.
Lorsque vous modifiez un événement d'une série, vous pouvez appliquer le changement à cette occurrence uniquement ou à cette occurrence et aux suivantes. Pour annuler, utilisez Annuler la série et choisissez d'annuler à partir de cette occurrence ou toute la série ; les participants inscrits sont avertis et vous pouvez indiquer un motif.
Gérer les participants
L'onglet Participants répertorie toutes les personnes ayant répondu, avec leur statut, leur billet, leur état d'enregistrement et leur date d'inscription. Vous pouvez rechercher et filtrer par statut ou par enregistrement, enregistrer les participants (individuellement ou en masse), modifier le statut de quelqu'un et exporter la liste au format CSV (les administrateurs peuvent inclure l'e-mail).
Envoyer des annonces
Utilisez Envoyer une annonce pour avertir toutes les personnes ayant confirmé leur présence. Rédigez un titre et un message (Markdown pris en charge) et MateFlow le remet à la fois sous forme de notification dans l'application et par e-mail. Un historique des annonces récentes indique ce qui a été envoyé et à combien de destinataires.
Consulter les analyses
L'onglet Analyses résume les performances sur toute la période ou sur les 7 ou 30 derniers jours :
| Métrique | Ce qu'elle montre |
|---|---|
| Inscriptions | Total des inscriptions, avec le nombre de participants |
| Enregistrés | Participants qui se sont enregistrés, en proportion des participants |
| Taux de présence | Présence par rapport à la capacité |
| Inscriptions quotidiennes | Un graphique des inscriptions au fil du temps |
| Engagement | Vues, commentaires et partages |
Lorsqu'une capacité est définie, une barre d'utilisation indique le taux de remplissage de l'événement et le nombre de personnes en liste d'attente.
Étapes suivantes
- Explorez la fonctionnalité complète Événements et les outils de communication.
- Consultez les tendances des membres et des événements dans Analyses.
- Planifiez la structure de votre communauté dans Concevez votre communauté MateFlow.