Après avoir créé un événement, le panneau Gérer l'événement vous permet de l'animer : voir qui vient, modifier les réponses (RSVP), gérer la liste d'attente, enregistrer les arrivées, envoyer des annonces et exporter la liste des participants (liste des invités ou des inscriptions).
Qui peut le faire : Les propriétaires et les administrateurs de la communauté, le créateur et les co-organisateurs de l'événement, ainsi que les administrateurs et les modérateurs de l'espace. · Où : Web (Gérer l'événement sur la page de l'événement, ou Admin → Contenu → Événements) et applications iOS et Android. · Offre : Les événements dépendent de votre offre de la plateforme.
Ouvrir la liste des participants d'un événement
- Web : ouvrez l'événement, cliquez sur Gérer l'événement, puis sur Participants. L'en-tête indique le nombre de personnes inscrites.
- Console d'administration : accédez à Admin → Contenu → Événements, ouvrez l'événement et cliquez sur l'onglet Participants.
- Application : ouvrez l'événement, appuyez sur ⋯, appuyez sur Gérer l’événement, puis sur Ouvrir la liste des participants.
Chaque personne a un statut de réponse : Présent, Peut-être, Absent ou Liste d’attente. Dans l'application, les membres répondent Présent, Peut-être ou Absent.
Rechercher et exporter les participants d'un événement
Utilisez Rechercher des participants..., filtrez par statut et triez par Plus récents d'abord ou Plus anciens d'abord. Cliquez sur l'icône de message à côté d'une personne pour lui envoyer un message direct.
Cliquez sur Exporter en CSV pour télécharger la liste. L'export suit le filtre de statut que vous avez choisi. Dans la console d'administration, Exporter en CSV n'inclut pas les adresses e-mail ; les administrateurs peuvent choisir CSV + e-mail. Dans l'application, appuyez sur Exporter les participants (CSV) ; exportez plutôt une très longue liste depuis le web.
Modifier la réponse d'un participant
Ouvrez le menu ⋯ de la personne et choisissez Marquer comme participant, Marquer comme peut-être ou Marquer comme absent. Retirer de la liste marque aussi la personne comme absente, après votre confirmation : elle perd sa place. Pour modifier plusieurs personnes à la fois, sélectionnez-les d'abord.
Si l'événement est complet, marquer une personne comme participante la place sur la liste d'attente (« L’événement est complet — placé sur la liste d’attente »). Pour faire de la place, augmentez la capacité.
Définir la capacité d'un événement et gérer la liste d'attente
Modifiez l'événement pour changer la Capacité (vide signifie illimitée) et les Invités par participant (0 signifie aucun invité). Les invités comptent dans la capacité. Lorsque l'événement est complet, les membres voient Rejoindre la liste d’attente, et les nouvelles réponses passent sur la liste d'attente.
Lorsqu'une place se libère, parce que quelqu'un se désiste, que vous retirez quelqu'un ou que vous augmentez la capacité, la personne suivante sur la liste d'attente est généralement inscrite à sa place et avertie. Consultez le filtre Liste d’attente pour le vérifier. Vous ne pouvez pas réduire la capacité en dessous du nombre de places déjà prises.
Clôturer les inscriptions ou fixer une date limite
Lorsque vous modifiez un événement à venir, la section Inscriptions propose Clôturer les inscriptions maintenant (« Plus aucune nouvelle inscription. Les personnes déjà inscrites peuvent toujours se désister. ») et une Date limite d’inscription. Les membres voient alors « L’organisation a clôturé les inscriptions à cet événement. » Consultez Créer un événement.
Enregistrer l'arrivée des participants à un événement
Pour les événements en personne et hybrides, un onglet Enregistrement apparaît à partir du jour de l'événement, dans le fuseau horaire de l'événement. Seules les personnes présentes peuvent être enregistrées. Cliquez sur Enregistrer à l'arrivée de chaque personne, ou sur Annuler l’enregistrement. La liste affiche les invités qu'amène chaque personne. Les membres peuvent gagner des points de présence lorsqu'ils sont enregistrés. Dans l'application, enregistrez les arrivées depuis la liste des participants.
Envoyer une annonce aux participants d'un événement
- Dans Gérer l'événement, cliquez sur Annonces.
- Sous Destinataires, choisissez qui la reçoit : Participants, Peut-être, Liste d’attente ou Toutes les personnes inscrites. Pour les événements en personne et hybrides, vous pouvez aussi choisir Enregistrés à l’entrée ou Inscrits sans enregistrement.
- Saisissez un Objet et un Message, puis cliquez sur Envoyer.
Les personnes qui ont répondu qu'elles ne viendraient pas ne reçoivent jamais d'annonces. Chaque événement ne peut envoyer qu'un nombre limité d'annonces sur une période donnée. Les messages précédents apparaissent sous Annonces envoyées.
Comment fonctionnent les rappels d'événement pour les participants
Les membres qui répondent Présent ou Peut-être reçoivent automatiquement un rappel, au moment qu'ils ont choisi dans Paramètres → Notifications (Rappel par défaut). Sur la page de l'événement, ils peuvent le modifier avec Me rappeler avant : Désactivé, 15 min, 1 heure ou 1 jour. Les personnes sur la liste d'attente reçoivent un rappel une fois inscrites, et Absent le supprime. Les hôtes ne peuvent pas modifier les rappels des membres ; envoyez plutôt une annonce.
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