Une politique de conservation des données indique à Mateflow que faire des comptes des membres inactifs depuis longtemps : leur envoyer un rappel ou anonymiser leur compte. Elle vous aide à ne conserver les données personnelles que le temps nécessaire, conformément au principe de limitation de la conservation du RGPD.
Qui peut le faire : Les propriétaires et les administrateurs de la communauté. · Où : Sur le web (console d'administration). · Offre : Disponible avec toutes les offres de la plateforme.
Activer la politique des membres inactifs
- Accédez à Admin → Paramètres → Data Retention.
- Sous Politique des membres inactifs, activez Activer le traitement des membres inactifs. Les autres champs deviennent modifiables.
- Dans Inactif après (mois), saisissez la durée pendant laquelle un membre peut rester inactif avant que la politique s'applique : de 1 à 240 mois.
- Choisissez une Action à l'expiration. Consultez la section suivante.
- Dans Délai de grâce (jours), saisissez le délai dont dispose un membre averti pour redevenir actif : de 0 à 365 jours.
- Cliquez sur Save Changes.
La politique reste désactivée tant que vous ne l'activez pas. Ses valeurs de départ sont 24 mois, Notifier uniquement et un délai de grâce de 30 jours.
Choisir ce qu'il advient des données des membres inactifs
L'Action à l'expiration détermine ce que fait la politique de conservation des données lorsqu'un membre est inactif depuis le nombre de mois défini :
| Action à l'expiration | Ce qui se passe |
|---|---|
| Notifier uniquement | Le membre reçoit un e-mail de rappel d'inactivité, une fois chaque fois qu'il devient inactif : un membre qui revient puis redevient silencieux en reçoit un autre. Ses données ne sont jamais supprimées. |
| Anonymiser | Après un rappel et le délai de grâce, le compte est anonymisé. |
| Supprimer | Actuellement identique à Anonymiser. |
Anonymiser et Supprimer sont irréversibles. Le compte apparaît sous le nom « Deleted User », et les informations personnelles et les données de connexion du membre sont supprimées. Ses publications et ses commentaires restent, attribués à « Deleted User ». Il n'y a pas de délai de 30 jours distinct comme lorsque les membres suppriment eux-mêmes leur compte : le délai de grâce est la seule marge.
Ce qui compte comme activité pour la politique de conservation des données
Un membre est considéré comme actif lorsqu'il se connecte, publie, commente, aime, suit quelqu'un ou utilise la communauté en étant connecté. Un administrateur qui consulte la communauté en tant que ce membre ne compte pas. Un membre qui n'a jamais rien fait est évalué d'après sa date d'inscription.
La politique ignore :
- l'équipe de votre communauté : le propriétaire, les administrateurs, les modérateurs et toute personne ayant un rôle dans la communauté, y compris les rôles personnalisés et les administrateurs de facturation. Les administrateurs et les modérateurs d'espace sans rôle dans la communauté ne sont pas ignorés. Pour inclure un membre de l'équipe, retirez d'abord son rôle ;
- les membres dont le compte n'est pas en règle : en attente d'approbation, bannis, désactivés, ou dont la suppression du compte est en cours ;
- les membres ayant une adhésion payante active, y compris celles en période d'essai, en retard de paiement ou en pause.
Comment fonctionnent l'e-mail de rappel et le délai de grâce
Une tâche nocturne vérifie vos membres au regard de la politique de conservation des données. Avec Anonymiser ou Supprimer, lorsqu'un membre atteint la limite d'inactivité :
- Mateflow lui envoie un e-mail de rappel indiquant la date à laquelle son compte sera anonymisé. Si le rappel ne peut pas être envoyé, rien ne se passe tant qu'il ne l'a pas été.
- Le délai de grâce commence. Toute activité pendant le délai de grâce annule l'action pour ce membre.
- S'il est toujours inactif à la fin du délai de grâce, le compte est anonymisé.
Désactiver la politique n'annule pas les actions déjà programmées. Elles restent en attente et s'exécutent si vous réactivez la politique, sauf si le membre a été actif entre-temps. Si vous changez l'Action à l'expiration avant la date, le membre est de nouveau évalué selon le nouveau réglage.
Ce que la politique de conservation des données ne couvre pas
La page Conservation des données ne traite que les comptes des membres inactifs. Elle ne modifie pas la durée de conservation des autres données :
- Discussions avec l'IA : les conversations des membres avec l'assistant IA expirent au bout de 180 jours. Consultez Confidentialité des données et limites de l'IA.
- Journal d'audit : le journal d'audit de l'administration n'est pas concerné par ce paramètre. Consultez Utiliser le journal d'audit.
- Comptes que les membres suppriment eux-mêmes : ils sont supprimés au bout d'un délai de 30 jours. Consultez Exporter vos données ou supprimer votre compte.
Traiter vous-même la demande d'un membre concernant ses données
Pour donner suite immédiatement à la demande d'un seul membre, par exemple une demande d'accès ou d'effacement au titre du RGPD, ouvrez la page du membre depuis Admin → Membres → Tous les membres et utilisez le menu d'actions :
- Exporter les données (RGPD) : met en file d'attente un export complet des données du membre.
- Anonymiser le membre : efface le nom, l'adresse e-mail et l'avatar du membre. L'opération n'est réversible que pendant un court délai de grâce, puis elle devient définitive. Vous ne pouvez pas l'utiliser sur le propriétaire de la communauté.
Consultez Trouver et gérer les membres.
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