Una política de retención de datos le indica a Mateflow qué hacer con las cuentas de los miembros que llevan mucho tiempo sin actividad: enviarles un recordatorio o anonimizar su cuenta. Te ayuda a conservar los datos personales solo durante el tiempo que los necesitas, según el principio de limitación del plazo de conservación del RGPD.
Quién puede hacerlo: los propietarios y administradores de la comunidad. · Dónde: web (consola de administración). · Plan: disponible en todos los planes de la plataforma.
Activar la política de miembros inactivos
- Ve a Admin → Configuración → Data Retention.
- En Política de miembros inactivos, activa Habilitar la gestión de miembros inactivos. Los demás campos pasan a ser editables.
- En Inactivo tras (meses), escribe cuánto tiempo puede estar inactivo un miembro antes de que se aplique la política: de 1 a 240 meses.
- Elige una Acción al expirar. Consulta la sección siguiente.
- En Periodo de gracia (días), escribe cuánto tiempo tiene un miembro avisado para volver a estar activo: de 0 a 365 días.
- Haz clic en Save Changes.
La política está desactivada hasta que la activas. Sus valores iniciales son 24 meses, Solo notificar y un periodo de gracia de 30 días.
Elegir qué ocurre con los datos de los miembros inactivos
Acción al expirar decide qué hace la política de retención de datos cuando un miembro lleva inactivo el número de meses que configuraste:
| Acción al expirar | Qué ocurre |
|---|---|
| Solo notificar | El miembro recibe un correo de recordatorio por inactividad, una vez cada vez que pasa a estar inactivo: un miembro que vuelve y más tarde deja de participar otra vez recibe otro. Sus datos nunca se eliminan. |
| Anonimizar | Tras un recordatorio y el periodo de gracia, la cuenta se anonimiza. |
| Eliminar | Por ahora, lo mismo que Anonimizar. |
Anonimizar y Eliminar no se pueden deshacer. La cuenta aparece como «Deleted User», y se eliminan los datos personales y los datos de inicio de sesión del miembro. Sus publicaciones y comentarios se conservan, atribuidos a «Deleted User». No hay un periodo de espera aparte de 30 días como cuando los miembros eliminan su propia cuenta: el periodo de gracia es el único margen.
Qué cuenta como actividad para la política de retención de datos
Un miembro cuenta como activo cuando inicia sesión, publica, comenta, da me gusta, sigue a alguien o usa la comunidad con la sesión iniciada. Que un administrador vea la comunidad como ese miembro no cuenta. A un miembro que nunca ha hecho nada se le evalúa por su fecha de registro.
La política excluye a:
- el equipo de tu comunidad: el propietario, los administradores, los moderadores y cualquier persona con un rol en la comunidad, incluidos los roles personalizados y los administradores de facturación. Los administradores y moderadores de un espacio sin un rol en la comunidad no se excluyen. Para incluir a alguien del equipo, quítale primero su rol;
- los miembros que no están en regla: pendientes de aprobación, baneados, desactivados o con una eliminación de cuenta en curso;
- los miembros con una membresía de pago activa, incluidas las que están en prueba, con pagos vencidos o en pausa.
Cómo funcionan el correo de recordatorio y el periodo de gracia
Un proceso nocturno comprueba a tus miembros según la política de retención de datos. Con Anonimizar o Eliminar, cuando un miembro alcanza el límite de inactividad:
- Mateflow le envía un correo de recordatorio con la fecha en que se anonimizará su cuenta. Si el recordatorio no se puede enviar, no ocurre nada hasta que se envíe.
- Empieza el periodo de gracia. Cualquier actividad durante el periodo de gracia cancela la acción para ese miembro.
- Si sigue inactivo cuando termina el periodo de gracia, la cuenta se anonimiza.
Desactivar la política no cancela las acciones ya programadas. Quedan en espera y se ejecutan si vuelves a activar la política, a menos que el miembro haya tenido actividad desde entonces. Si cambias la Acción al expirar antes de la fecha, el miembro se vuelve a evaluar con la nueva configuración.
Qué no cubre la política de retención de datos
La página Retención de datos solo gestiona las cuentas de los miembros inactivos. No cambia cuánto tiempo se conservan otros registros:
- Chats de IA: las conversaciones de los miembros con el asistente de IA caducan a los 180 días. Consulta Privacidad de datos y limitaciones de la IA.
- Registro de auditoría: este ajuste no afecta al registro de auditoría de los administradores. Consulta Usar el registro de auditoría.
- Cuentas que eliminan los propios miembros: se eliminan tras un periodo de espera de 30 días. Consulta Exportar tus datos o eliminar tu cuenta.
Gestionar tú mismo la solicitud de datos de un miembro
Para atender enseguida la solicitud de un solo miembro, por ejemplo una solicitud de acceso o de supresión según el RGPD, abre la página del miembro desde Admin → Miembros → Todos los miembros y usa el menú de acciones:
- Exportar datos (RGPD): pone en cola una exportación completa de los datos del miembro.
- Anonimizar miembro: borra el nombre, el correo electrónico y el avatar del miembro. Solo se puede revertir durante un breve periodo de gracia; después es permanente. No puedes usarlo con el propietario de la comunidad.
Consulta Buscar y gestionar miembros.
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