La base de connaissances est ce que lit l'assistant IA de votre communauté (Copilote IA) pour répondre aux questions. Ajoutez des fichiers, des sites web et des entrées de questions-réponses dans Admin → Copilote IA → Sources de connaissances (anciennement Base de connaissances) pour entraîner l'assistant sur vos propres contenus.
Qui peut le faire : Les propriétaires et les administrateurs. · Où : Sur le web (console d'administration). · Offre : La base de connaissances, le nombre de documents qu'elle peut contenir, la taille maximale des fichiers, l'actualisation planifiée et l'analyse avancée dépendent de votre offre de la plateforme.
Types de sources de connaissances
Cliquez sur Ajouter une source dans l'onglet Documents, sites et Q&R de la page Sources de connaissances pour ouvrir Ajouter une source de connaissances. Choisissez un Type de source :
- Fichier importé : des documents (PDF, Word, Excel, PowerPoint, Markdown, texte, CSV, HTML, RTF, EPUB, JSON) et des images (PNG, JPG, WebP, GIF, TIFF), dont le texte est lu par OCR.
- Import URL : explore les pages d'un site web, comme votre centre d'aide ou votre documentation.
- Q&R : des paires de questions et de réponses que vous rédigez vous-même. Elles sont utilisables dès que vous les enregistrez.
Les publications de la communauté ne s'ajoutent pas comme source de connaissances. Elles ont leur propre onglet Publications de la communauté sur la même page. Pour permettre à l'assistant de rechercher dans les publications, consultez Choisir dans quels espaces votre assistant IA peut rechercher.
Importer des fichiers dans la base de connaissances
- Accédez à Admin → Copilote IA → Sources de connaissances et cliquez sur Ajouter une source.
- Choisissez Fichier importé.
- Faites glisser des fichiers sur la zone d'import, ou cliquez dessus pour choisir des fichiers. Le Nom est rempli à partir du premier fichier.
- Cliquez sur Créer la source. L'indexation démarre automatiquement.
Si votre offre limite la taille des fichiers, la zone d'import affiche la limite. Les fichiers importés servent uniquement à la base de connaissances et n'apparaissent pas dans votre médiathèque. Pour ajouter d'autres fichiers plus tard, ouvrez la source et cliquez sur Importer un document.
Importer un site web dans la base de connaissances
- Cliquez sur Ajouter une source et choisissez Import URL. Saisissez un Nom.
- Dans URL d'entrée, saisissez les pages où l'exploration commence, une par ligne.
- Dans Domaines autorisés, saisissez les domaines que l'exploration peut visiter. Activez Inclure les sous-domaines pour suivre aussi les sous-domaines.
- Si vous le souhaitez, choisissez une fréquence d'Actualisation automatique (consultez la section suivante).
- Cliquez sur Créer la source. La première exploration démarre immédiatement.
Les Paramètres avancés couvrent la profondeur d'exploration, l'analyse du sitemap, les limites de pages, les modèles d'URL, l'analyse des documents et le découpage en fragments ; les valeurs par défaut conviennent à la plupart des sites. L'exploration respecte toujours le fichier robots.txt.
Tenir une source de site web à jour avec l'actualisation automatique
L'Actualisation automatique explore à nouveau une source Import URL selon un calendrier, pour que la base de connaissances suive l'évolution du site web. Réglez la Fréquence sur Désactivée, Chaque jour, Tous les 3 jours ou Chaque semaine lorsque vous créez la source, ou plus tard avec Modifier la source.
- La première actualisation automatique a lieu environ un intervalle après l'enregistrement. Pour récupérer les pages maintenant, cliquez sur Synchroniser maintenant dans le menu ⋯ de la source. Tout resynchroniser retire d'abord ce que l'IA a appris de la source : l'IA ne peut donc plus répondre à partir de celle-ci tant que la tâche n'est pas terminée.
- La colonne Dernière synchro indique la prochaine actualisation.
- Si les actualisations échouent, la liste affiche Échecs de l'actualisation automatique — voir les tâches. Après plusieurs échecs, l'actualisation automatique s'arrête jusqu'à ce qu'un Tout resynchroniser manuel réussisse.
- Si votre offre ne l'inclut pas, le paramètre affiche L'actualisation planifiée n'est pas incluse dans le forfait actuel. Les calendriers existants sont mis en pause, pas supprimés.
Ajouter des entrées de questions-réponses à la base de connaissances
Les entrées de questions-réponses sont le moyen le plus rapide de donner une réponse exacte à l'assistant IA.
- Cliquez sur Ajouter une source, choisissez Q&R, saisissez un Nom et cliquez sur Créer la source.
- Cliquez sur le nom de la source, sur Voir les entrées dans la colonne Statut ou sur Gérer le Q&R dans son menu ⋯ pour ouvrir ses entrées.
- Cliquez sur Ajouter un Q&R. Saisissez la Question et la Réponse (le Markdown est pris en charge). Pour partir d'un brouillon fondé sur votre base de connaissances, cliquez sur Rédiger avec l'IA, puis relisez-le.
- Si vous le souhaitez, ajoutez des Formulations alternatives, une par ligne, pour les autres façons dont les membres posent la même question.
- Cliquez sur Ajouter à la base de connaissances.
Vous pouvez aussi cliquer sur Ajouter à la BC à côté d'une question dans l'onglet Contenu manquant de Admin → Copilote IA → Questions, ou sur Enregistrer comme entrée Q&R dans les détails d'une question. Consultez Examiner les réponses de l'assistant IA et combler les lacunes.
Vérifier l'état d'indexation d'une source de connaissances
La colonne Statut de Sources de connaissances affiche Indexé, Indexation..., En attente, Échoué, Annulé ou Non indexé. Survolez Échoué pour voir l'erreur. Les sources Q&R affichent plutôt Voir les entrées, et chaque entrée de questions-réponses affiche Indexé, Indexation ou Échec d'indexation avec un bouton Réessayer.
Pour relancer une tâche échouée ou annuler une tâche en cours, cliquez sur Voir l'historique des travaux dans le menu ⋯ de la source.
Voir quelles sources de connaissances l'assistant IA utilise
La colonne Utilisé (30 jours) indique combien de réponses de l'IA ont cité chaque source de connaissances au cours des 30 derniers jours. Elle affiche Pas utilisé si aucune ne l'a fait, ce qui peut signifier que la source est obsolète ou n'est plus nécessaire. Survolez un nombre pour voir quand la source a été utilisée pour la dernière fois. Pour afficher d'abord les sources les plus sollicitées, réglez le menu de tri au-dessus de la liste sur Les plus utilisés d'abord. Chaque entrée de questions-réponses a la même colonne sur la page de sa source.
Désactiver ou supprimer une source de connaissances
- Mettre une source en pause : désactivez son interrupteur Activé. L'assistant IA cesse immédiatement de l'utiliser, y compris le contenu exploré. Rien n'est supprimé ; réactivez-la pour la rétablir sans nouvelle exploration.
- Supprimer une source : dans son menu ⋯, cliquez sur Supprimer la source, puis sur Confirmer. Tous ses documents indexés sont supprimés.
- Supprimer un seul fichier ou une seule page : ouvrez la source, allez dans Documents et cliquez sur l'icône de corbeille dans la colonne Actions. Cette action est irréversible.
- Retirer une entrée de questions-réponses : cliquez sur Supprimer sur la page des entrées de la source, ou désactivez son interrupteur Activé pour la conserver sans l'utiliser.
Dépannage de la base de connaissances
Symptôme : De nouvelles pages ou de nouveaux fichiers ne sont pas ajoutés, et la tâche affiche Limite de documents atteinte. Cause : la base de connaissances a atteint la limite de documents de votre offre. Solution : supprimez les sources dont vous n'avez pas besoin, ou passez à une offre supérieure. Admin → Facturation → Utilisation affiche Documents de la base de connaissances.
Symptôme : Une bannière indique L'IA pour les membres est désactivée. Cause : l'assistant IA est désactivé, donc les modifications ne prennent pas effet. Solution : activez Activer l'IA pour les membres dans Admin → Copilote IA → Assistant des membres.
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