数据保留策略告诉 Mateflow 如何处理长期不活跃成员的账号：向他们发送提醒，或将账号匿名化。它帮助你只在需要的时间内保留个人数据，也就是 GDPR 的存储限制原则。
谁可以操作：社区所有者和管理员。 · 在哪里：网页端（站点后台）。 · 套餐：所有平台套餐均可使用。
开启不活跃成员策略
- 前往后台 → 设置 → Data Retention。
- 在不活跃成员策略下，打开启用不活跃成员处理。其他字段随即变为可编辑。
- 在不活跃时长（月） 中，输入成员不活跃多久后适用这项策略：1 到 240 个月。
- 选择到期操作。见下一节。
- 在宽限期（天） 中，输入收到提醒的成员有多长时间可以重新变得活跃：0 到 365 天。
- 点击 Save Changes。
在你开启之前，这项策略一直处于关闭状态。它的初始值为 24 个月、仅通知和 30 天的宽限期。
选择如何处理不活跃成员的数据
到期操作决定成员不活跃达到你设置的月数后，数据保留策略执行什么操作：
| 到期操作 | 会发生什么 |
|---|---|
| 仅通知 | 成员会收到一封不活跃提醒邮件，每次变为不活跃时发送一次：成员回来后又再次沉寂，会再收到一封。其数据永远不会被移除。 |
| 匿名化 | 发送提醒并经过宽限期后，账号会被匿名化。 |
| 删除 | 目前与匿名化相同。 |
匿名化和删除都无法撤销。账号会显示为「Deleted User」，成员的个人信息和登录数据会被移除。其帖子和评论会保留，署名变为「Deleted User」。这里没有成员自行删除账号时那样单独的 30 天冷静期：宽限期是唯一的缓冲。
数据保留策略中哪些行为算作活跃
成员登录、发帖、评论、点赞、关注，或在登录状态下使用社区，都算作活跃。管理员以该成员的身份查看社区不算。从未有过任何活动的成员，按注册日期判断。
这项策略会跳过：
- 社区团队：所有者、管理员、版主，以及任何拥有社区角色的人，包括自定义角色和账单管理员。没有社区角色的空间管理员和空间版主不会被跳过。如果要把团队中的某人纳入策略，先移除其角色；
- 状态不正常的成员：等待审批、已封禁、已停用，或正在删除账号的成员；
- 拥有有效付费会员资格的成员，包括处于试用期、逾期未付或已暂停的成员。
提醒邮件和宽限期如何运作
每天夜间会有一个任务按数据保留策略检查你的成员。选择匿名化或删除时，成员达到不活跃上限后：
- Mateflow 会给他们发送一封提醒邮件，写明账号将被匿名化的日期。如果提醒邮件无法发送，在发送成功之前不会执行任何操作。
- 宽限期开始。宽限期内的任何活动都会取消针对该成员的操作。
- 如果宽限期结束时成员仍不活跃，账号会被匿名化。
关闭策略不会取消已经安排好的操作。这些操作会等待，并在你重新开启策略时执行，除非该成员在此期间有过活动。如果你在执行日期之前更改了到期操作，会按新的设置重新检查该成员。
数据保留策略不涵盖的内容
数据保留页面只处理不活跃成员的账号，不会改变其他记录的保留时长：
- AI 对话：成员与 AI 助手的对话会在 180 天后过期。参见AI 数据隐私和限制。
- 审计日志：管理员审计日志不受这项设置影响。参见使用审计日志。
- 成员自行删除的账号：会在 30 天冷静期后被移除。参见导出你的数据或删除账号。
亲自处理单个成员的数据请求
如果要立即处理某位成员的请求（例如 GDPR 访问请求或删除请求），从后台 → 成员 → 全部成员打开该成员的页面，然后使用操作菜单：
- 导出数据（GDPR）：将该成员数据的完整导出加入队列。
- 匿名化成员：清除该成员的名称、邮箱和头像。只能在短暂的宽限期内撤销，之后将永久生效。不能对社区所有者使用。
参见查找和管理成员。
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