Uma política de retenção de dados diz ao Mateflow o que fazer com as contas dos membros que estão inativos há muito tempo: enviar um lembrete ou anonimizar a conta. Ela ajuda você a guardar os dados pessoais só pelo tempo necessário, o princípio da limitação da conservação do GDPR.
Quem pode fazer isso: proprietários e administradores da comunidade. · Onde: web (console de administração). · Plano: disponível em todos os planos da plataforma.
Ativar a política de membros inativos
- Acesse Admin → Configurações → Data Retention.
- Em Política de membros inativos, ative Ativar o tratamento de membros inativos. Os outros campos passam a ser editáveis.
- Em Inativo após (meses), digite por quanto tempo um membro pode ficar inativo antes que a política se aplique: de 1 a 240 meses.
- Escolha uma Ação ao expirar. Veja a próxima seção.
- Em Período de carência (dias), digite quanto tempo um membro avisado tem para voltar a ficar ativo: de 0 a 365 dias.
- Clique em Save Changes.
A política fica desativada até você ativá-la. Os valores iniciais são 24 meses, Apenas notificar e um período de carência de 30 dias.
Escolher o que acontece com os dados dos membros inativos
Ação ao expirar decide o que a política de retenção de dados faz quando um membro fica inativo pelo número de meses que você definiu:
| Ação ao expirar | O que acontece |
|---|---|
| Apenas notificar | O membro recebe um e-mail de lembrete de inatividade, uma vez a cada vez que fica inativo: um membro que volta e depois fica inativo de novo recebe outro. Os dados dele nunca são removidos. |
| Anonimizar | Depois de um lembrete e do período de carência, a conta é anonimizada. |
| Excluir | No momento, o mesmo que Anonimizar. |
Anonimizar e Excluir não podem ser desfeitos. A conta aparece como "Deleted User", e os dados pessoais e de login do membro são removidos. As publicações e os comentários dele continuam, atribuídos a "Deleted User". Não há um prazo separado de 30 dias como quando os membros excluem a própria conta: o período de carência é a única margem.
O que conta como atividade para a política de retenção de dados
Um membro conta como ativo quando entra, publica, comenta, curte, segue ou usa a comunidade com o login feito. Um administrador vendo a comunidade como o membro não conta. Um membro que nunca fez nada é avaliado pela data de cadastro.
A política ignora:
- a equipe da sua comunidade: o proprietário, os administradores, os moderadores e qualquer pessoa com uma função na comunidade, incluindo funções personalizadas e administradores de cobrança. Administradores e moderadores de espaço sem uma função na comunidade não são ignorados. Para incluir alguém da equipe, remova a função dessa pessoa primeiro;
- membros que não estão em situação regular: aguardando aprovação, banidos, desativados ou com uma exclusão de conta em andamento;
- membros com uma assinatura paga ativa, incluindo as que estão em teste, em atraso ou pausadas.
Como funcionam o e-mail de lembrete e o período de carência
Uma tarefa noturna verifica seus membros de acordo com a política de retenção de dados. Com Anonimizar ou Excluir, quando um membro atinge o limite de inatividade:
- O Mateflow envia a ele um e-mail de lembrete com a data em que a conta será anonimizada. Se o lembrete não puder ser enviado, nada acontece até que seja.
- O período de carência começa. Qualquer atividade durante o período de carência cancela a ação para esse membro.
- Se ele ainda estiver inativo quando o período de carência terminar, a conta é anonimizada.
Desativar a política não cancela as ações já agendadas. Elas ficam aguardando e são executadas se você ativar a política de novo, a menos que o membro tenha ficado ativo nesse meio-tempo. Se você mudar a Ação ao expirar antes da data, o membro é verificado de novo com a nova configuração.
O que a política de retenção de dados não cobre
A página Retenção de dados só trata das contas de membros inativos. Ela não muda por quanto tempo os outros registros são guardados:
- Chats de IA: as conversas dos membros com o assistente de IA expiram depois de 180 dias. Veja Privacidade de dados e limitações da IA.
- Log de auditoria: o log de auditoria dos administradores não é afetado por esta configuração. Veja Usar o log de auditoria.
- Contas que os próprios membros excluem: são removidas depois de um prazo de 30 dias. Veja Exportar seus dados ou excluir sua conta.
Atender você mesmo à solicitação de dados de um membro
Para atender na hora à solicitação de um único membro, por exemplo uma solicitação de acesso ou de eliminação de dados pelo GDPR, abra a página do membro em Admin → Membros → Todos os Membros e use o menu de ações:
- Exportar dados (LGPD): coloca na fila uma exportação completa dos dados do membro.
- Anonimizar membro: apaga o nome, o e-mail e o avatar do membro. Só pode ser revertido durante um curto período de carência; depois disso, é permanente. Você não pode usá-lo no proprietário da comunidade.
Veja Encontrar e gerenciar membros.
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