コミュニティでオフィスアワーを運営する方法

オフィスアワーは、正反対の二つのどちらかで失敗します。誰も来ないか、毎週同じ3人が来て、いつの間にか公開の場での無料コンサルティングになるかです。どちらも設計の問題で、どちらにも同じ解決策があります。オフィスアワーがうまくいくのは、それが講義ではなくキューになっているとき—そして、一人のメンバーの問題がほかの人の前で解決され、質問しなかった人たちの学びになるときです。

最初の熱心な1か月を過ぎても続く、オフィスアワーの運営法を紹介します。

講義ではなく、キュー

オフィスアワーは、メンバーが議題を決める唯一のライブ形式です。資料を準備するのではなく、人が何に行き詰まっているかを読むことが準備になります。だから毎週開いても手間がかからないのであり、同時に、別の何かへと流されていくとうまくいかなくなる理由でもあります。

スライドを作っている自分に気づいたら、それはもうオフィスアワーではありません。テーマのあるゲストはAMAで、スキルを教えるのはワークショップです。どちらも良い形式ですが、これとは別物です。

質問は通話の前に集める

質問をライブでしか受け付けないと、最初の10分は、最も重要な問題ではなく、最初に口を開いた人のものになります。代わりに、毎回のセッションの1〜2日前に質問スレッドを立て、2文で書いてもらってください。何をしようとしているのか、そして正確にどこで行き詰まっているのか。

このささやかなお願いは三つの役割を果たします。始まる前に通話の順番を決められます。人に考えさせ、書いているうちに自分で問題を解決してしまう人が驚くほど多くいます。そして、参加できないメンバーも回答を受け取れます。タイムゾーンをまたいで広がるコミュニティでは、これは見た目以上に重要です。

質問がそのまま出席者リストです。質問を投稿した人は指名され、聞くだけでいい人は、聞くだけでも歓迎されます。

一人、一つの問題、10分

一人ひとりに決まった持ち時間、およそ10分を割り当て、最初にそう伝えてください。それがないと、最初の問題が1時間を埋めるまで膨らみ、ほかの全員が話を聞いてもらえないまま帰ることになります。

本人に問題を一文で言い直してもらい、それからすでに何を試したかを聞いてください—役立つ答えの大半は、たいていここに隠れています。どの枠も、本人が自分の言葉で言い直せる次の一歩で締めくくってください。そうすれば、楽しい会話ではなく、やるべきことを持って帰れます。

10分以上かかる問題には、別の形式が必要です。そう伝え、ほかの全員の時間を奪わせるのではなく、スレッドやフォローアップに移してください。

質問者だけでなく、場に向けて答える

オフィスアワーを一対一ではなくグループで開く理由は、ほとんどの問題が共通しているからです。答える前に「同じことにぶつかった人はいますか？」と聞き、場に少し時間を与えてください。多くの場合、あなたより最近それを解決したメンバーがいて、その人の答えのほうが響きます。1か月前に同じ立場にいたからです。

あなたが答えるときは、一般化したかたちで締めくくってください。修正方法だけでなく、その裏にある原則です。そうすれば、一人の持ち時間が、通話に参加しているほかの全員にも使えるものになります。通話の外でメンバー同士の会話を生むのと同じ習慣です—確信のある部分に答え、残りは場に渡すこと。

時間が経つにつれて、あなたが答える量は減っていくべきです。メンバー同士が答え合うオフィスアワーは機能しています。全員があなたを待っているオフィスアワーは、カレンダーの招待が付いたボトルネックです。

毎週、同じ3人

定期的なセッションには必ず常連ができ、常連は、キューを埋め尽くすまでは良い兆候です。基本的な質問を持つ新しいメンバーは、何か月も通っている自信のある3人と張り合おうとはしません。ただ来なくなるだけです。

二つのルールで対処できます。初参加の人が先。そして、投稿した全員の番が回るまで、誰も二つ目の質問はしない。そのうえで、常連には別の役割を与えてください。質問するだけでなく、答える側に回ってもらうのです。新しい人を助ける常連は、5つ目の質問をする常連よりもその1時間から多くを得ていますし、あなたが出られないときにセッションを回してくれる人になることも多いのです。

オフィスアワーの終わりと、コンサルティングの始まり

「ローンチ計画を全部見てもらえませんか？」はオフィスアワーの質問ではありません。それはプロジェクトであり、大勢が参加する通話でそれに答えるのは二重に不公平です。午後をまるごと必要とする内容に慌ただしい10分しかもらえない本人にとって、そして自分の番を待っていたほかの全員にとって。

線引きは、人ではなく質問で決めてください。質問には答えがあり、プロジェクトには作業が必要です。何かがプロジェクトなら、やんわりとそう伝え、それがふさわしい場所を示します—スレッド、有料セッション、コースのモジュール。コーチングを販売しているなら、オフィスアワーはそのショーウィンドウであって、無料版ではありません。コーチングのガイドにあるとおり、そもそもあなたを必要としない質問にはコミュニティが答え、ライブの1時間は、あなたを必要とする質問に充てるべきなのです。

「それは10分では収まりませんね」と言うのは思いやりです。その人の問題が本物だと伝え、ほかの全員のために形式を守ります。

誰も来ない週

質問スレッドが空のままの週もあります。人が来るかもしれないと期待して空の部屋で通話を開いてはいけませんし、何も言わずにこっそりセッションを飛ばしてもいけません。

中止するのは通話であって、枠ではありません。いつもの時間に短いメモを投稿してください—その週にほかの場所で出た質問に答えるか、話すつもりだったことを一つ共有するか—そして次のセッションは通常どおり開きます。恒例行事づくりの警告がここにも当てはまります。一度途切れたものは、目に見えて任意のものになります。文章で過ごした週は枠を生かし続けますが、黙って空けた穴は、最初から任意だったとメンバーに告げます。スレッドが3回続けて空なら、それは情報です。メンバーが望んでいないと判断する前に、別の時間帯や隔週の枠を試してください。

参加者が少ないのは失敗ではありません。本物の問題を抱えた4人がいれば良いセッションですし、参加者の少なさを謝ると、来てくれた4人に「あなたたちでは足りなかった」と伝えることになります。

回答を書き残す

通話はアーカイブではありません。1時間のオフィスアワーの録画が見られることはほとんどありません—自分の問題に関する8分のために、60分を早送りする人はいないのです。

残るのは、スレッドの各質問の下に書かれた短い回答です。何が提案され、なぜなのかを2〜3行で。通話の後10分で書けて、来られなかった全員の役に立ち、同じ質問が4回目に届くのを防いでくれます。来月、誰かがまた同じことを聞いたら、もう一度答える代わりにその回答を示せます。

そもそも録画するかどうかは、よく考えてください。録画されていると知っていると、人は本当の問題を違うふうに語ります。そしてオフィスアワーは、人が実際にどこで行き詰まっているかを話してくれることにかかっています。

ソフトウェアにできること、できないこと

Mateflow なら、カレンダーや通話のために別のツールを使わずにオフィスアワーを運営できます。

セッションを毎週の繰り返しイベントとして設定すれば、メンバーは参加表明し、リマインダーを受け取り、カレンダーに追加できます。イベントに動画ルームをリンクし、参加できる人を選びます—スペースのメンバーか、イベントに参加表明した人だけか。動画ルームにはプランで決まる定員があり、いちばん小さい定員でも、1時間のオフィスアワーで十分に対応できる人数を上回っています。質問にはQ&Aスペースがいちばん合います。質問がそれぞれ独立した投稿になり、メンバーは答えてほしい質問に投票でき、スペースは最多投票で並べ替えられ、質問した本人—またはモデレーター—が解決につながった返信を承認済みの回答にできます。Q&Aスペースとイベントはすべてのプランで使え、イベントの数に上限はありません。ライブルームはホストが録画をオンにしない限り録画されず、録画されるルームに参加する人は全員、事前に同意を求められます。

正直な限界は、キューに関するものです。個別の時間枠を予約するツールはないので、順番はカレンダーではなく、あなたの質問リストから決まります。また、動画ルームには挙手のキューがありません—それはウェビナーの機能です—だから、準備したリストから人を指名してください。投票も同じように扱いましょう。場が何を求めているかを示す有用なシグナルであって、進行順ではありません。

やってはいけない三つのこと

先に質問を集めずにオフィスアワーを開かないでください。いちばん声の大きい問題が勝ち、最も助けを必要としていた人は、1時間ずっと他人の問題に付き合わされます。

講義にしないでください。あなたが発表しているなら、それはワークショップです。そう呼び、メンバーが議題を持ち込める別の枠を残しておきましょう。

すべてを自分で答えないでください。まず場に聞いてください。あなたが話さないと成り立たないセッションは、いつまでもあなたのカレンダーの枠を超えられません。

結論

オフィスアワーは、コミュニティが開ける最も安上がりな定期イベントです。メンバーが議題を持ち込み、あなたは注意を向けるだけだからです。失敗するのは、誰も質問しないとき、毎週同じ数人が質問するとき、あるいは1時間が無償のコンサルティングになるときです。

だから、キューとして運営してください。通話前に文章で質問を集め、1つの問題に10分、初参加者が先、あなたが答える前に場に聞き、プロジェクトはもっとふさわしい場所へ回し、すべての質問の下に文章の回答を残す。そして、毎週その枠を守り続けてください—静かな週も、4人しかいないときも。オフィスアワーが機能するのは、そこに行けば必ず開かれていると、メンバーが知っているからなのです。