Les règles d'automatisation (parfois appelées workflows ou flux de travail) effectuent pour vous des tâches courantes de la communauté, comme accueillir les nouveaux membres, attribuer un tag aux membres qui publient souvent ou attribuer des points. Chaque règle comporte un déclencheur, des conditions facultatives et une ou plusieurs actions. Vous les créez dans Admin → Automatisations → Règles.
Qui peut le faire : Les propriétaires et les administrateurs. Les modérateurs ne voient pas les automatisations. · Où : Sur le web (console d'administration). · Offre : Les automatisations, ainsi que le nombre de règles que vous pouvez avoir, dépendent de votre offre de la plateforme. Sans elles, la page affiche Mettez à niveau pour automatiser.
Comment fonctionne une règle d'automatisation
Une règle d'automatisation se lit comme une phrase : When (Trigger) quelque chose se produit, Only if (Conditions) ces conditions sont remplies, Then (Actions) faire ceci. Les actions s'appliquent au membre concerné par le déclencheur, comme la personne qui a rejoint la communauté, publié ou répondu à un événement.
Pour en créer une :
- Accédez à Admin → Automatisations → Règles et cliquez sur Create rule.
- Saisissez un Rule name et, si vous le souhaitez, une Description.
- Sous When (Trigger), choisissez l'événement et renseignez les éventuels paramètres supplémentaires. Choisissez ensuite How often la règle peut s'exécuter : Every time, Once per member ou Only once.
- Sous Only if (Conditions), cliquez sur Add condition pour chaque filtre. Les conditions sont facultatives ; elles doivent toutes être remplies.
- Sous Then (Actions), cliquez sur Add action pour chaque action.
- Cliquez sur Save rule.
Si la règle modifie des données de membres (ajout à un espace, attribution de tags ou de points), confirmez Enable high-risk actions? pour l'enregistrer.
Déclencheurs et conditions des automatisations
| Déclencheur | Paramètre supplémentaire |
|---|---|
| New member joins communauté | — |
| Member joins space | Espace (vide = n'importe quel espace) |
| Member levels up | — |
| Member reaches points threshold | Nombre de points |
| Member completes onboarding | — |
| New post created | Espace (vide = n'importe quel espace) |
| Post receives comment | — |
| Event RSVP | Événement (vide = n'importe quel événement) |
Les conditions peuvent porter sur Member tags (contains, does not contain), Days since joined et Member points (equals, greater than, less than, etc.), Trigger space et Content type (Discussion, Question ou Article). Trigger space et Content type n'apparaissent que pour les déclencheurs qui concernent un espace ou une publication.
Actions des automatisations
| Action | Ce qu'elle fait |
|---|---|
| Send system notification | Envoie au membre une notification dans l'application, avec un titre et un message |
| Add to space / Remove from space | Ajoute le membre à un espace en tant que Member ou Moderator, ou l'en retire |
| Change space role | Définit le rôle du membre dans un espace : Member, Moderator ou Admin |
| Assign tag / Remove tag | Ajoute ou retire un tag de membre |
| Award points / Award badge | Attribue des points ou un badge issus de vos paramètres de gamification |
| Trigger webhook | Envoie une requête HTTP à une URL, avec des en-têtes, un corps et un Signing secret (optional) facultatifs. Le secret est envoyé tel quel dans l'en-tête X-Webhook-Secret ; la requête n'est pas signée par HMAC. |
Chaque action peut s'exécuter immédiatement ou après un Delay de 7 jours au maximum. Les automatisations ne peuvent pas envoyer d'e-mails, ni ajouter ou retirer des groupes d'accès. Pour gérer les groupes d'accès, consultez Ajouter ou retirer le groupe d'accès d'un membre.
Pour personnaliser le titre ou le message d'une notification, ou le corps d'un webhook, cliquez sur Insert variable. Chaque déclencheur propose ses propres champs, comme Username (login name) ou Post title. Les champs signalés comme un identifiant interne sont destinés aux webhooks, pas aux textes que lisent les membres.
Partir d'un modèle d'automatisation
Les modèles sont des règles prêtes à l'emploi pour des tâches courantes, comme accueillir les nouveaux membres ou remercier les personnes qui répondent à un événement.
- Cliquez sur Start from a template et choisissez-en un.
- Cliquez sur Use template. La règle s'ouvre en modification.
- Renseignez ce que le modèle a laissé vide, comme l'espace, le tag ou le badge, et vérifiez le texte du message.
- Cliquez sur Save rule, puis activez la règle.
Les modèles installés sont désactivés au départ et comptent dans votre limite de règles.
Tester une règle d'automatisation ou l'exécuter maintenant
Ouvrez une règle depuis la liste pour afficher son détail.
- Test rule avec Dry Run vérifie la règle et remplit le texte des messages sans exécuter aucune action. Live Test exécute réellement les actions.
- Run now exécute réellement la règle, soit pour un membre, soit avec des données d'exemple. Elle produit de vrais messages, points, tags et webhooks.
Activer ou désactiver une règle d'automatisation
Utilisez l'interrupteur à côté d'une règle sur la page Règles, ou l'interrupteur Status sur sa page de détail. Désactiver une règle la met en pause sans la supprimer. Les règles dupliquées et les règles issues de modèles sont désactivées au départ : vérifiez donc l'interrupteur après l'enregistrement.
S'il manque un paramètre obligatoire, la règle ne peut pas être activée et vous indique ce qu'il faut corriger, par exemple Pick a space for the space action.
Lorsque plusieurs règles correspondent au même événement, les règles dont la Priority est la plus élevée s'exécutent en premier. Chaque exécution est enregistrée dans les Journaux d'exécution, conservés 30 jours. Consultez Consulter les journaux d'exécution des automatisations.
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