Después de crear un evento, el panel Gestionar evento te permite llevarlo: ver quién va a venir, cambiar las confirmaciones de asistencia, gestionar la lista de espera, registrar la entrada de los asistentes, enviar anuncios y exportar la lista de asistentes (lista de invitados o de inscripciones).
Quién puede hacerlo: los propietarios y administradores de la comunidad, el creador y los coanfitriones del evento, y los administradores y moderadores del espacio. · Dónde: web (Gestionar evento en la página del evento o Admin → Contenido → Eventos) y las apps de iOS y Android. · Plan: los eventos dependen de tu plan de la plataforma.
Abrir la lista de asistentes de un evento
- Web: abre el evento, haz clic en Gestionar evento y luego en Asistentes. El encabezado muestra cuántas personas están inscritas.
- Consola de administración: ve a Admin → Contenido → Eventos, abre el evento y haz clic en la pestaña Asistentes.
- App: abre el evento, toca ⋯, toca Gestionar evento y luego Abrir la lista de asistentes.
Cada persona tiene un estado de confirmación: Asisten, Quizá, No asisten o Lista de espera. En la app, los miembros responden Asistiré, Tal vez o No asistiré.
Buscar y exportar a los asistentes de un evento
Usa Buscar asistentes…, filtra por estado y ordena por Más recientes primero o Más antiguos primero. Haz clic en el icono de mensaje junto a una persona para enviarle un mensaje directo.
Haz clic en Exportar CSV para descargar la lista. La exportación sigue el filtro de estado que hayas elegido. En la consola de administración, Exportar CSV no incluye las direcciones de correo electrónico; los administradores pueden elegir CSV + email. En la app, toca Exportar asistentes (CSV); si la lista es muy grande, expórtala desde la web.
Cambiar la confirmación de asistencia de un asistente
Abre el menú ⋯ de la persona y elige Marcar como asistente, Marcar como quizá o Marcar como no asiste. Quitar de la lista también la marca como que no asiste, después de que lo confirmes: pierde su plaza. Para cambiar a varias personas a la vez, selecciónalas primero.
Si el evento está completo, al marcar a alguien como asistente pasa a la lista de espera («El evento está completo: se movió a la lista de espera»). Para hacer sitio, aumenta el aforo.
Configurar el aforo de un evento y gestionar la lista de espera
Edita el evento para cambiar el Aforo (vacío significa sin límite) y los Invitados por asistente (0 significa sin invitados). Los invitados cuentan para el aforo. Cuando el evento está completo, los miembros ven Unirse a la lista de espera y las nuevas confirmaciones pasan a la lista de espera.
Cuando se libera una plaza, porque alguien se retira, quitas a alguien o aumentas el aforo, normalmente la siguiente persona de la lista de espera pasa a tener plaza y recibe una notificación. Revisa el filtro Lista de espera para comprobarlo. No puedes bajar el aforo por debajo de las plazas ya ocupadas.
Cerrar las inscripciones o fijar una fecha límite
Cuando editas un evento próximo, la sección Inscripciones tiene Cerrar inscripciones ahora («Nadie nuevo puede inscribirse. Quienes ya asisten pueden cancelar») y una Fecha límite de inscripción. Después, los miembros ven «La organización cerró las inscripciones de este evento». Consulta Crear un evento.
Registrar la entrada de los asistentes a un evento
En los eventos presenciales e híbridos, aparece una pestaña Registro de entrada a partir del día del evento, en la zona horaria del evento. Solo se puede registrar la entrada de las personas que asisten. Haz clic en Registrar a medida que llega cada persona, o en Deshacer registro. La lista muestra los invitados que trae cada persona. Los miembros pueden ganar puntos de asistencia cuando se registra su entrada. En la app, registra la entrada de los asistentes desde la lista de asistentes.
Enviar un anuncio a los asistentes de un evento
- En Gestionar evento, haz clic en Anuncios.
- En Destinatarios, elige quién lo recibe: Asistirán, Quizás, Lista de espera o Todas las personas inscritas. En los eventos presenciales e híbridos, también puedes elegir Con check-in o Inscritos sin check-in.
- Escribe un Asunto y un Mensaje, y haz clic en Enviar.
Quienes han dicho que no asistirán nunca reciben anuncios. Cada evento solo puede enviar un número limitado de anuncios en un periodo. Los mensajes anteriores aparecen en Anuncios enviados.
Cómo funcionan los recordatorios de eventos para los asistentes
Los miembros que responden Asistiré o Tal vez reciben un recordatorio automáticamente, en el momento que eligieron en Ajustes → Notificaciones (Recordatorio predeterminado). En la página del evento, pueden cambiarlo con Recuérdame antes: Desactivado, 15 min, 1 hora o 1 día. Las personas de la lista de espera reciben un recordatorio cuando pasan a tener plaza, y No asistiré lo quita. Los anfitriones no pueden cambiar los recordatorios de los miembros; en su lugar, envía un anuncio.
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