Lege fest, wie die E-Mails deiner Community bei Mitgliedern ankommen: Absendername und -adresse, wohin Antworten gehen, die Willkommens-E-Mail für neue Mitglieder und die E-Mail-Benachrichtigungen, die dein Team erhält. Du kannst die E-Mails deiner Community auch über deinen eigenen Mailserver versenden.
Wer kann das tun: Community-Inhaber und -Administratoren. · Wo: Web (Admin-Konsole). · Tarif: Die Willkommens-E-Mail und die Admin-Benachrichtigungen sind in jedem Plattform-Tarif verfügbar. Ob du einen eigenen Absender (Absenderidentität) speichern und Eigenes SMTP nutzen kannst, hängt jeweils von deinem Plattform-Tarif ab.
E-Mail- und Benachrichtigungseinstellungen öffnen
Gehe zu Admin → Einstellungen → E-Mail & Benachrichtigungen. Die Seite hat vier Bereiche: Absenderidentität, Systembenachrichtigungen, Admin-Benachrichtigungen und Eigenes SMTP. Nachdem du Änderungen vorgenommen hast, klicke unten auf der Seite auf Save Changes.
Ein Bereich, den dein Tarif nicht enthält, zeigt Upgrade zum Freischalten, und seine Felder lassen sich nicht bearbeiten. Wenn du zu einem Tarif ohne eigenen Absender oder ohne Eigenes SMTP wechselst, werden deine E-Mails wieder über den Standardabsender und den Versanddienst von Mateflow verschickt. Deine Einstellungen bleiben erhalten und gelten wieder, wenn du ein Upgrade machst.
Absendername, Absenderadresse und Antwort-Adresse ändern
Unter Absenderidentität:
- Absendername: der Name, der in den Posteingängen der Mitglieder angezeigt wird. Wenn das Feld leer ist, wird der Name deiner Community verwendet.
- Absender-E-Mail-Adresse: die Adresse auf deiner eigenen Domain, von der deine E-Mails kommen. Sie wird erst verwendet, nachdem du die Domain verifiziert hast (siehe nächster Abschnitt).
- Antwort-Adresse (optional): wohin Antworten von Mitgliedern gehen, etwa an dein Support-Postfach. Sie wird für die Willkommens-E-Mail, Broadcasts und den Community-Digest verwendet.
Wann deine Absendereinstellungen wirksam werden:
| Bevor die Domain verifiziert ist | Nachdem die Domain verifiziert ist | |
|---|---|---|
| Broadcasts | Dein Absendername, versendet von der Standard-Absenderadresse von Mateflow | Dein Absendername und deine Absender-E-Mail-Adresse |
| Transaktions-E-Mails wie die Willkommens-E-Mail, Benachrichtigungen, Einladungen und Verifizierungscodes | Der Name deiner Community, versendet vom Standardabsender von Mateflow | Dein Absendername und deine Absender-E-Mail-Adresse |
Eigene Absenderdomain verifizieren
Um von einer Adresse auf deiner eigenen Domain zu senden, etwa hello@yourdomain.com, verifiziere die Domain. Bis sie verifiziert ist, kommen E-Mails vom Standardabsender von Mateflow.
- Gib die Adresse unter Absender-E-Mail-Adresse ein und klicke auf Save Changes.
- Klicke unter Verifizierung der Absenderdomain auf Verifizieren. Mateflow erzeugt die DNS-Einträge, die du hinzufügen musst.
- Füge jeden Eintrag (Typ, Name und Wert) beim DNS-Anbieter deiner Domain hinzu.
- Kehre zurück und klicke erneut auf Verifizieren. Sobald die Einträge gefunden werden, wechselt der Status von Verifizierung ausstehend zu Verifiziert.
DNS-Änderungen können bis zu 48 Stunden brauchen, bis sie wirksam werden. Wenn du Verifizierung fehlgeschlagen siehst, wird der Grund bei den Einträgen angezeigt. Verifizieren ist nicht verfügbar, solange die Absenderadresse ungespeicherte Änderungen hat, speichere also zuerst. Wenn du zu einer Adresse auf einer anderen Domain wechselst, verifiziere auch diese Domain.
Willkommens-E-Mail für neue Mitglieder bearbeiten
Die Willkommens-E-Mail wird automatisch verschickt, wenn sich jemand registriert. Unter Systembenachrichtigungen:
- Schalte Willkommens-E-Mail senden ein.
- Gib einen Betreff der Willkommens-E-Mail ein und schreibe den Text der Willkommens-E-Mail. Beides ist erforderlich, solange die Willkommens-E-Mail eingeschaltet ist.
- Klicke auf Save Changes.
Betreff und Text können diese Variablen enthalten:
{username}: der Anzeigename des Mitglieds{site_name}: der Name deiner Community{app_download_url}: ein Link zum Herunterladen der Mateflow-App. Er bleibt leer, wenn dein Plattform-Tarif das Mateflow-Branding entfernt.
Um sie nicht mehr zu senden, schalte Willkommens-E-Mail senden aus. Die Willkommens-E-Mail ist unabhängig von der Willkommensnachricht, die Mitglieder in der Community sehen. Siehe Onboarding für neue Mitglieder einrichten.
E-Mail erhalten, wenn ein neues Mitglied beitritt
Schalte unter Admin-Benachrichtigungen die Option Bei neuen Mitgliedern benachrichtigen („Admins per E-Mail benachrichtigen, wenn ein neues Mitglied beitritt“) ein und klicke auf Save Changes.
Die E-Mail geht an den Community-Inhaber und an alle Administratoren mit einer E-Mail-Adresse. Moderatoren und benutzerdefinierte Rollen erhalten sie nicht. Sie wird verschickt, wenn jemand vollwertiges Mitglied wird: bei der Registrierung per E-Mail, Social Login oder Single Sign-On (SSO), nach Abschluss einer kostenpflichtigen Registrierung oder wenn die Beitrittsanfrage genehmigt wird. Jeder Empfänger erhält eine eigene E-Mail.
Community-E-Mails über deinen eigenen SMTP-Server versenden
Eigenes SMTP versendet den Großteil der E-Mails, die deine Community an Mitglieder schickt, einschließlich des Community-Digests, über deinen eigenen Mailserver statt über den Versanddienst von Mateflow. Die Ausnahme sind Broadcasts: „Rundmails werden immer über Mateflow versendet, damit Öffnungen und Klicks erfasst werden können.“
- Gib SMTP-Host, Port, Benutzername und Passwort von deinem E-Mail-Anbieter ein.
- Lass TLS/SSL verwenden eingeschaltet, um die Verbindung zu verschlüsseln.
- Klicke auf Save Changes.
Eigenes SMTP hat keinen Fallback. Wenn dein Server ausfällt, versucht Mateflow die E-Mail erneut zu senden, schickt sie aber nicht stattdessen über den eigenen Dienst. Falsche Angaben bedeuten also, dass die E-Mails deiner Community nicht zugestellt werden. Um zum Standardversand von Mateflow zurückzukehren, leere SMTP-Host und speichere. Nach dem Speichern wird das Passwort nicht mehr angezeigt; lass das Feld leer, um es beizubehalten. Community-Digest-E-Mails, die über deinen eigenen Server verschickt werden, haben kein Öffnungs- oder Klick-Tracking.
Was Mitglieder bei ihren Benachrichtigungs-E-Mails selbst steuern
Mitglieder entscheiden selbst, welche Benachrichtigungs-E-Mails sie erhalten, und du kannst ihre Einstellungen nicht für sie ändern. Unter Einstellungen → Benachrichtigungen wählt jedes Mitglied Kanäle und Kategorien, legt eine Zusammenfassungshäufigkeit fest und kann Marketing-E-Mails ausschalten. Siehe Benachrichtigungen auswählen.
Andere automatische E-Mails, etwa Verifizierungscodes, haben einen festen Inhalt. Um eigene E-Mails an Mitglieder zu schreiben, sende einen Broadcast oder richte den Community-Digest ein.
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