데이터 보존 정책은 오랫동안 활동하지 않은 멤버의 계정을 Mateflow가 어떻게 처리할지 정합니다. 알림을 보내거나 계정을 익명화할 수 있습니다. GDPR의 저장 기간 제한 원칙에 따라 개인정보를 필요한 기간 동안만 보관하는 데 도움이 됩니다.
사용 가능한 사람: 커뮤니티 소유자와 관리자. · 위치: 웹(관리 콘솔). · 플랜: 모든 플랫폼 플랜에서 사용할 수 있습니다.
비활성 멤버 정책 켜기
- 관리자 → 설정 → Data Retention으로 이동합니다.
- 비활성 멤버 정책에서 비활성 멤버 처리 활성화를 켭니다. 그러면 나머지 입력란을 편집할 수 있습니다.
- 비활성 기준 기간(개월) 에 정책이 적용되기 전까지 멤버가 활동하지 않을 수 있는 기간을 1~240개월 사이로 입력합니다.
- 만료 시 작업을 선택합니다. 다음 섹션을 참고하세요.
- 유예 기간(일) 에 경고를 받은 멤버가 다시 활동해야 하는 기간을 0~365일 사이로 입력합니다.
- Save Changes를 클릭합니다.
정책은 직접 켜기 전까지 꺼져 있습니다. 초기값은 24개월, 알림만, 30일 유예 기간입니다.
비활성 멤버의 데이터 처리 방식 선택하기
만료 시 작업은 멤버가 설정한 개월 수 동안 활동하지 않았을 때 데이터 보존 정책이 무엇을 할지 정합니다.
| 만료 시 작업 | 처리 내용 |
|---|---|
| 알림만 | 멤버는 비활성 상태가 될 때마다 한 번씩 비활성 알림 이메일을 받습니다. 돌아왔다가 나중에 다시 활동하지 않게 된 멤버는 이메일을 또 받습니다. 데이터는 삭제되지 않습니다. |
| 익명화 | 알림을 보내고 유예 기간이 지나면 계정이 익명화됩니다. |
| 삭제 | 현재는 익명화와 같습니다. |
익명화와 삭제는 되돌릴 수 없습니다. 계정은 "Deleted User"로 표시되며, 멤버의 개인정보와 로그인 데이터가 삭제됩니다. 게시물과 댓글은 남아 있으며 작성자는 "Deleted User"로 표시됩니다. 멤버가 직접 계정을 삭제할 때와 같은 별도의 30일 대기 기간은 없으며, 유예 기간이 유일한 완충 기간입니다.
데이터 보존 정책에서 활동으로 인정되는 것
멤버가 로그인하거나, 게시하거나, 댓글을 달거나, 좋아요를 누르거나, 팔로우하거나, 로그인한 상태로 커뮤니티를 이용하면 활동한 것으로 인정됩니다. 관리자가 멤버로 커뮤니티를 보는 것은 활동으로 인정되지 않습니다. 한 번도 활동하지 않은 멤버는 가입일을 기준으로 판단합니다.
정책에서 제외되는 대상은 다음과 같습니다.
- 커뮤니티 팀: 소유자, 관리자, 모더레이터, 그리고 커스텀 역할과 결제 관리자를 포함해 커뮤니티 역할이 있는 모든 사람. 커뮤니티 역할이 없는 스페이스 관리자와 스페이스 모더레이터는 제외되지 않습니다. 팀원을 정책 대상에 포함하려면 먼저 역할을 제거하세요.
- 정상 상태가 아닌 멤버: 승인 대기 중이거나, 차단되었거나, 비활성화되었거나, 계정 삭제가 진행 중인 멤버.
- 체험 중, 결제 연체, 일시 중지 상태를 포함해 활성 유료 멤버십이 있는 멤버.
알림 이메일과 유예 기간의 작동 방식
매일 밤 작업이 실행되어 멤버를 데이터 보존 정책과 대조합니다. 익명화 또는 삭제를 선택한 경우 멤버가 비활성 기준에 도달하면 다음과 같이 진행됩니다.
- Mateflow가 계정이 익명화될 날짜가 적힌 알림 이메일을 멤버에게 보냅니다. 알림을 보낼 수 없으면 보낼 수 있을 때까지 아무 일도 일어나지 않습니다.
- 유예 기간이 시작됩니다. 유예 기간 중에 활동하면 해당 멤버에 대한 작업이 취소됩니다.
- 유예 기간이 끝날 때까지 여전히 활동하지 않으면 계정이 익명화됩니다.
정책을 꺼도 이미 예약된 작업은 취소되지 않습니다. 작업은 대기하다가 정책을 다시 켜면 실행되며, 그사이 멤버가 활동했다면 실행되지 않습니다. 예정일 전에 만료 시 작업을 변경하면 멤버는 새 설정에 따라 다시 확인됩니다.
데이터 보존 정책이 다루지 않는 것
데이터 보존 페이지는 비활성 멤버 계정만 처리합니다. 다른 기록의 보관 기간은 바꾸지 않습니다.
- AI 채팅: 멤버가 AI 어시스턴트와 나눈 대화는 180일 후 만료됩니다. AI 데이터 개인정보 보호와 제한 사항을 참고하세요.
- 감사 로그: 관리자 감사 로그는 이 설정의 영향을 받지 않습니다. 감사 로그 사용하기를 참고하세요.
- 멤버가 직접 삭제한 계정: 30일 대기 기간이 지나면 삭제됩니다. 내 데이터 내보내기 또는 계정 삭제하기를 참고하세요.
멤버 한 명의 데이터 요청 직접 처리하기
GDPR 열람 요청이나 삭제 요청처럼 멤버 한 명의 요청을 바로 처리하려면 관리자 → 회원 → 모든 회원에서 해당 멤버의 페이지를 열고 작업 메뉴를 사용합니다.
- 데이터 내보내기 (GDPR): 멤버 데이터 전체의 내보내기를 대기열에 추가합니다.
- 멤버 익명화: 멤버의 이름, 이메일, 아바타를 지웁니다. 짧은 유예 기간 동안에만 되돌릴 수 있으며, 그 뒤에는 영구적으로 적용됩니다. 커뮤니티 소유자에게는 사용할 수 없습니다.
멤버 찾기 및 관리하기를 참고하세요.
관련 문서
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