Las reglas de automatización (a veces llamadas flujos de trabajo o workflows) hacen por ti las tareas rutinarias de la comunidad, como dar la bienvenida a los nuevos miembros, etiquetar a quienes publican con frecuencia o dar puntos. Cada regla tiene un disparador, condiciones opcionales y una o varias acciones. Las creas en Admin → Automatizaciones → Reglas.
Quién puede hacerlo: los propietarios y administradores. Los moderadores no ven Automatizaciones. · Dónde: web (consola de administración). · Plan: las automatizaciones, y cuántas reglas puedes tener, dependen de tu plan de la plataforma. Sin ellas, la página muestra Mejora tu plan para automatizar.
Cómo funciona una regla de automatización
Una regla de automatización se lee como una frase: When (Trigger) ocurre algo, Only if (Conditions) se cumplen estas condiciones, Then (Actions) haz esto. Las acciones se aplican al miembro del disparador, como la persona que se unió, publicó o confirmó su asistencia.
Para crear una:
- Ve a Admin → Automatizaciones → Reglas y haz clic en Create rule.
- Escribe un Rule name y, si quieres, una Description.
- En When (Trigger), elige el evento y rellena los ajustes adicionales que haya. Después elige How often puede ejecutarse la regla: Every time, Once per member u Only once.
- En Only if (Conditions), haz clic en Add condition para cada filtro. Las condiciones son opcionales y deben cumplirse todas.
- En Then (Actions), haz clic en Add action para cada acción.
- Haz clic en Save rule.
Si la regla cambia datos de los miembros (añadir a un espacio, asignar etiquetas o dar puntos), confirma Enable high-risk actions? para guardarla.
Disparadores y condiciones de las automatizaciones
| Disparador | Ajuste adicional |
|---|---|
| New member joins site | — |
| Member joins space | Espacio (vacío = cualquier espacio) |
| Member levels up | — |
| Member reaches points threshold | Cantidad de puntos |
| Member completes onboarding | — |
| New post created | Espacio (vacío = cualquier espacio) |
| Post receives comment | — |
| Event RSVP | Evento (vacío = cualquier evento) |
Las condiciones pueden comprobar Member tags (contains, does not contain), Days since joined y Member points (equals, greater than, less than, etc.), Trigger space y Content type (Discussion, Question o Article). Trigger space y Content type solo aparecen en los disparadores relacionados con un espacio o una publicación.
Acciones de las automatizaciones
| Acción | Qué hace |
|---|---|
| Send system notification | Envía al miembro una notificación en la app con un título y un mensaje |
| Add to space / Remove from space | Añade al miembro a un espacio como Member o Moderator, o lo quita |
| Change space role | Define el rol del miembro en un espacio: Member, Moderator o Admin |
| Assign tag / Remove tag | Añade o quita una etiqueta de miembro |
| Award points / Award badge | Da puntos o una medalla de tu configuración de gamificación |
| Trigger webhook | Envía una solicitud HTTP a una URL, con encabezados, cuerpo y Signing secret (optional) opcionales. El secreto se envía tal cual en el encabezado X-Webhook-Secret; la solicitud no lleva firma HMAC. |
Cada acción puede ejecutarse de inmediato o tras un Delay de hasta 7 días. Las automatizaciones no pueden enviar correos electrónicos ni añadir o quitar grupos de acceso. Para gestionar los grupos de acceso, consulta Añadir o quitar el grupo de acceso de un miembro.
Para personalizar el título o el mensaje de una notificación, o el cuerpo de un webhook, haz clic en Insert variable. Cada disparador ofrece sus propios campos, como Username (login name) o Post title. Los campos marcados como ID interno son para webhooks, no para textos que leen los miembros.
Empezar desde una plantilla de automatización
Las plantillas son reglas ya preparadas para tareas habituales, como dar la bienvenida a los nuevos miembros o agradecer a quienes confirman su asistencia.
- Haz clic en Start from a template y elige una.
- Haz clic en Use template. La regla se abre para editarla.
- Rellena lo que la plantilla haya dejado vacío, como el espacio, la etiqueta o la medalla, y revisa el texto del mensaje.
- Haz clic en Save rule y después activa la regla.
Las plantillas instaladas empiezan desactivadas y cuentan para tu límite de reglas.
Probar una regla de automatización o ejecutarla ahora
Abre una regla de la lista para ver sus detalles.
- Test rule con Dry Run comprueba la regla y rellena el texto de los mensajes sin ejecutar ninguna acción. Live Test ejecuta las acciones de verdad.
- Run now ejecuta la regla de verdad, para un miembro concreto o con datos de ejemplo. Genera mensajes, puntos, etiquetas y webhooks reales.
Activar o desactivar una regla de automatización
Usa el interruptor junto a una regla en la página Reglas, o el interruptor Status de su página de detalles. Desactivar una regla la pausa sin eliminarla. Las reglas duplicadas y las creadas desde plantillas empiezan desactivadas, así que revisa el interruptor después de guardar.
Si falta un ajuste obligatorio, la regla no se puede activar y te indica qué corregir, por ejemplo Pick a space for the space action.
Cuando varias reglas coinciden con el mismo evento, se ejecutan primero las de mayor Priority. Cada ejecución queda registrada en Registros de ejecución durante 30 días. Consulta Revisar los registros de ejecución de las automatizaciones.
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