Events bringen deine Community in Echtzeit zusammen. In MateFlow kannst du ein einzelnes Treffen oder eine wiederkehrende Reihe planen, Zusagen (RSVP) sammeln, Teilnehmende auf dem Laufenden halten und auswerten, wie jedes Event abgeschnitten hat – alles im Adminbereich. Diese Anleitung deckt den gesamten Lebenszyklus ab.
Ein Event erstellen
Öffne Events und klicke auf Event erstellen. Gib ihm einen Titel (bis zu 100 Zeichen), ein optionales Titelbild und eine Beschreibung. Lege dann das Wesentliche fest:
- Event-Typ – wähle Präsenz, Online oder Hybrid. Das entscheidet, welche Ortsfelder erscheinen.
- Ort – füge je nach Typ einen physischen Präsenzort und/oder eine Online-Meeting-URL hinzu.
- Datum & Uhrzeit – wähle Start- und Endzeit sowie eine Zeitzone. Das Formular verwendet standardmäßig die Zeitzone deines Browsers und eine Dauer von einer Stunde.
- Gastgeber-Space – der Space, zu dem das Event gehört.
- Zusätzliche Einstellungen – eine optionale Kapazität (leer lassen für unbegrenzt) und ein externer Link.
RSVP, Kapazität und Warteliste
Mitglieder antworten mit einem dreistufigen RSVP: Nehme teil, Vielleicht oder Nehme nicht teil. Wenn du eine Kapazität festlegst und sie ausgeschöpft ist, kommen neue Teilnehmende auf eine Warteliste und rücken automatisch nach, sobald ein Platz frei wird. Mitglieder können außerdem eine persönliche Erinnerung einstellen (15 Minuten, 1 Stunde oder 1 Tag vorher) und das Event als .ics-Datei in ihren Kalender exportieren.
Eine wiederkehrende Reihe durchführen
Aktiviere beim Erstellen eines Events Wiederkehrend machen, um eine Reihe zu erzeugen. Wähle eine Häufigkeit – Wöchentlich, Alle 2 Wochen oder Monatlich –, wähle den Tag und lege eine Endbedingung fest (Ende an einem Datum oder nach einer Anzahl von Terminen, bis zu 52). Eine Vorschau zeigt, wie viele Events erstellt werden, und listet die ersten Termine auf. Reihen-Events tragen ein Reihe-Abzeichen mit der Terminnummer.
Wenn du ein Reihen-Event bearbeitest, kannst du die Änderung auf nur diesen Termin oder auf diesen und künftige Termine anwenden. Zum Absagen nutze Reihe absagen und wähle, ob ab diesem Termin oder die gesamte Reihe abgesagt werden soll; angemeldete Teilnehmende werden benachrichtigt und du kannst einen Grund angeben.
Teilnehmende verwalten
Der Tab Teilnehmende listet alle auf, die geantwortet haben, mit Status, Ticket, Check-in-Zustand und Anmeldedatum. Du kannst nach Status oder Check-in suchen und filtern, Teilnehmende einchecken (einzeln oder in großer Zahl), den Status einer Person ändern und die Liste als CSV exportieren (Admins können die E-Mail-Adresse einschließen).
Ankündigungen senden
Nutze Ankündigung senden, um alle zu benachrichtigen, die zugesagt haben. Schreibe einen Titel und eine Nachricht (Markdown wird unterstützt), und MateFlow stellt sie sowohl als In-App-Benachrichtigung als auch per E-Mail zu. Ein Verlauf der letzten Ankündigungen zeigt, was gesendet wurde und an wie viele Empfänger.
Analysen prüfen
Der Tab Analysen fasst die Leistung über den gesamten Zeitraum oder die letzten 7 oder 30 Tage zusammen:
| Kennzahl | Was sie zeigt |
|---|---|
| Anmeldungen | Gesamtzahl der Anmeldungen, mit der Zahl der Teilnehmenden |
| Eingecheckt | Teilnehmende, die eingecheckt haben, als Anteil der Teilnehmenden |
| Teilnahmequote | Teilnahme im Verhältnis zur Kapazität |
| Tägliche Anmeldungen | Ein Diagramm der Anmeldungen im Zeitverlauf |
| Engagement | Aufrufe, Kommentare und geteilte Inhalte |
Wenn eine Kapazität festgelegt ist, zeigt ein Auslastungsbalken, wie voll das Event ist und wie viele auf der Warteliste stehen.
Nächste Schritte
- Entdecke die vollständige Events-Funktion und die Kommunikationswerkzeuge.
- Sieh dir Mitglieder- und Event-Trends in den Analysen an.
- Plane die Struktur deiner Community unter Gestalte deine MateFlow-Community.