Nachdem du ein Event erstellt hast, kannst du es über den Bereich Event verwalten durchführen: sehen, wer kommt, Zusagen ändern, die Warteliste bearbeiten, Personen einchecken, Ankündigungen senden und die Teilnehmerliste (Gästeliste oder Anmeldungen) exportieren.
Wer kann das tun: Community-Inhaber und -Administratoren, die Person, die das Event erstellt hat, und seine Mitveranstaltenden sowie die Admins und Moderatoren des Space. · Wo: Web (Event verwalten auf der Event-Seite oder Admin → Inhalte → Veranstaltungen) sowie die Apps für iOS und Android. · Tarif: Events hängen von deinem Plattform-Tarif ab.
Die Teilnehmerliste eines Events öffnen
- Web: Öffne das Event, klicke auf Event verwalten und dann auf Teilnehmende. Die Kopfzeile zeigt, wie viele Personen angemeldet sind.
- Admin-Konsole: Gehe zu Admin → Inhalte → Veranstaltungen, öffne das Event und klicke auf den Tab Teilnehmer.
- App: Öffne das Event, tippe auf ⋯, dann auf Event verwalten und anschließend auf Teilnehmerliste öffnen.
Jede Person hat einen Zusagestatus: Zugesagt, Vielleicht, Absage oder Warteliste. In der App antworten Mitglieder mit Teilnehmen, Vielleicht oder Absagen.
Teilnehmende eines Events finden und exportieren
Nutze Teilnehmende suchen…, filtere nach Status und sortiere nach Neueste zuerst oder Älteste zuerst. Klicke auf das Nachrichtensymbol neben einer Person, um ihr eine Direktnachricht zu senden.
Klicke auf CSV exportieren, um die Liste herunterzuladen. Sie richtet sich nach dem gewählten Statusfilter. In der Admin-Konsole lässt CSV exportieren die E-Mail-Adressen weg; Admins können CSV + E-Mail wählen. Tippe in der App auf Teilnehmer exportieren (CSV); eine sehr große Liste exportierst du besser im Web.
Die Zusage einer teilnehmenden Person ändern
Öffne das Menü ⋯ der Person und wähle Auf zugesagt setzen, Auf vielleicht setzen oder Auf Absage setzen. Von der Liste entfernen setzt die Person nach deiner Bestätigung ebenfalls auf Absage: Sie verliert ihren Platz. Um mehrere Personen auf einmal zu ändern, wähle sie zuerst aus.
Wenn das Event voll ist, landet eine Person, die du auf zugesagt setzt, stattdessen auf der Warteliste („Event ist ausgebucht — stattdessen auf die Warteliste gesetzt“). Um Platz zu schaffen, erhöhe die Kapazität.
Kapazität eines Events festlegen und die Warteliste verwalten
Bearbeite das Event, um Kapazität (leer bedeutet unbegrenzt) und Gäste pro Teilnehmer (0 bedeutet keine Gäste) zu ändern. Gäste zählen zur Kapazität. Wenn das Event voll ist, sehen Mitglieder Auf Warteliste, und neue Zusagen landen auf der Warteliste.
Wenn ein Platz frei wird, weil jemand absagt, du jemanden entfernst oder die Kapazität erhöhst, rückt in der Regel die nächste Person auf der Warteliste nach und wird benachrichtigt. Prüfe das mit dem Filter Warteliste. Du kannst die Kapazität nicht unter die Zahl der bereits belegten Plätze senken.
Die Anmeldung schließen oder einen Anmeldeschluss festlegen
Wenn du ein bevorstehendes Event bearbeitest, enthält der Abschnitt Anmeldung die Option Anmeldung jetzt schließen („Niemand kann sich neu anmelden. Wer bereits zugesagt hat, kann weiterhin absagen.“) und einen Anmeldeschluss. Mitglieder sehen dann „Die Organisation hat die Anmeldung für dieses Event geschlossen.“ Siehe Event erstellen.
Teilnehmende bei einem Event einchecken
Bei Vor-Ort- und Hybrid-Events erscheint ab dem Tag des Events (in der Zeitzone des Events) ein Tab Check-in. Nur Personen, die zugesagt haben, können eingecheckt werden. Klicke bei jeder ankommenden Person auf Einchecken oder auf Check-in rückgängig machen. Die Liste zeigt die Gäste, die jede Person mitbringt. Mitglieder können beim Einchecken Teilnahmepunkte erhalten. In der App checkst du Personen über die Teilnehmerliste ein.
Eine Ankündigung an die Teilnehmenden eines Events senden
- Klicke unter Event verwalten auf Ankündigungen.
- Wähle unter Empfänger, wer sie erhält: Mit Zusage, Vielleicht, Warteliste oder Alle mit Anmeldung. Bei Vor-Ort- und Hybrid-Events kannst du auch Eingecheckt oder Angemeldet, aber nicht eingecheckt wählen.
- Gib Betreff und Nachricht ein und klicke dann auf Senden.
Personen, die abgesagt haben, erhalten nie Ankündigungen. Jedes Event kann in einem bestimmten Zeitraum nur eine begrenzte Zahl von Ankündigungen senden. Frühere Nachrichten erscheinen unter Gesendete Ankündigungen.
So funktionieren Event-Erinnerungen für Teilnehmende
Mitglieder, die mit Teilnehmend oder Vielleicht antworten, erhalten automatisch eine Erinnerung, und zwar zu der Zeit, die sie unter Einstellungen → Benachrichtigungen (Standard-Erinnerungszeit) gewählt haben. Auf der Event-Seite können sie das mit Erinnere mich vorher ändern: Aus, 15 Min., 1 Stunde oder 1 Tag. Personen auf der Warteliste erhalten eine Erinnerung, sobald sie nachrücken, und Nicht dabei entfernt sie. Gastgeber können die Erinnerungen von Mitgliedern nicht ändern; sende stattdessen eine Ankündigung.
Verwandte Artikel
War dieser Leitfaden hilfreich?