Depois de criar um evento, o painel Gerenciar evento permite conduzi-lo: ver quem vai, alterar confirmações de presença, cuidar da lista de espera, fazer o check-in das pessoas, enviar avisos e exportar a lista de participantes (lista de convidados ou de inscrições).
Quem pode fazer isso: proprietários e administradores da comunidade, o criador e os coanfitriões do evento e os administradores e moderadores do espaço. · Onde: web (Gerenciar evento na página do evento ou Admin → Conteúdo → Eventos) e apps para iOS e Android. · Plano: os eventos dependem do seu plano da plataforma.
Abrir a lista de participantes de um evento
- Web: abra o evento, clique em Gerenciar evento e depois em Participantes. O cabeçalho mostra quantas pessoas estão inscritas.
- Console de administração: acesse Admin → Conteúdo → Eventos, abra o evento e clique na aba Participantes.
- App: abra o evento, toque em ⋯, toque em Gerenciar evento e depois em Abrir a lista de participantes.
Cada pessoa tem um status de confirmação de presença: Confirmados, Talvez, Não vão ou Lista de espera. No app, os membros respondem Vou, Talvez ou Não vou.
Encontrar e exportar os participantes de um evento
Use Pesquisar participantes..., filtre por status e ordene por Mais recentes primeiro ou Mais antigos primeiro. Clique no ícone de mensagem ao lado de uma pessoa para enviar uma mensagem direta a ela.
Clique em Exportar CSV para baixar a lista. Ela segue o filtro de status que você escolheu. No console de administração, Exportar CSV deixa de fora os endereços de e-mail; os administradores podem escolher CSV + e-mail. No app, toque em Exportar participantes (CSV); para exportar uma lista muito grande, use a web.
Alterar a confirmação de presença de um participante
Abra o menu ⋯ da pessoa e escolha Marcar como participante, Marcar como talvez ou Marcar como não vai. Remover da lista também marca a pessoa como não vai, depois que você confirma: ela perde a vaga. Para alterar várias pessoas de uma vez, selecione-as antes.
Se o evento estiver lotado, marcar alguém como participante o coloca na lista de espera ("O evento está lotado — movido para a lista de espera"). Para abrir espaço, aumente a capacidade.
Definir a capacidade de um evento e gerenciar a lista de espera
Edite o evento para alterar a Capacidade (em branco significa ilimitada) e os Convidados por participante (0 significa sem convidados). Os convidados contam para a capacidade. Quando o evento lota, os membros veem Entrar na lista de espera, e as novas confirmações vão para a lista de espera.
Quando uma vaga é liberada, porque alguém desistiu, você removeu alguém ou aumentou a capacidade, a próxima pessoa da lista de espera normalmente é incluída e notificada. Confira o filtro Lista de espera para ter certeza. Não é possível reduzir a capacidade para menos que as vagas já ocupadas.
Encerrar as inscrições ou definir um prazo
Quando você edita um evento futuro, a seção Inscrições tem Encerrar inscrições agora ("Ninguém novo pode se inscrever. Quem já confirmou ainda pode cancelar.") e um Prazo de inscrição. Os membros passam a ver "A organização encerrou as inscrições deste evento." Veja Criar um evento.
Fazer o check-in dos participantes em um evento
Nos eventos presenciais e híbridos, uma aba Check-in aparece a partir do dia do evento, no fuso horário do evento. Só quem confirmou presença pode fazer check-in. Clique em Check-in quando cada pessoa chegar, ou em Desfazer check-in. A lista mostra os convidados que cada pessoa leva. Os membros podem ganhar pontos de presença ao fazer check-in. No app, faça o check-in pela lista de participantes.
Enviar um aviso aos participantes de um evento
- Em Gerenciar evento, clique em Avisos.
- Em Destinatários, escolha quem vai recebê-lo: Vão participar, Talvez, Lista de espera ou Todos os inscritos. Nos eventos presenciais e híbridos, você também pode escolher Com check-in ou Inscritos sem check-in.
- Informe um Assunto e uma Mensagem e clique em Enviar.
Quem disse que não vai nunca recebe avisos. Cada evento só pode enviar um número limitado de avisos em um período. As mensagens anteriores aparecem em Avisos enviados.
Como funcionam os lembretes de evento para os participantes
Os membros que confirmam Participando ou Talvez recebem um lembrete automaticamente, na antecedência que escolheram em Configurações → Notificações (Antecedência padrão do lembrete). Na página do evento, eles podem alterá-la com Lembrar-me antes: Desativado, 15 min, 1 hora ou 1 dia. As pessoas da lista de espera recebem um lembrete quando são incluídas, e Não vou o remove. Os anfitriões não podem alterar os lembretes dos membros; envie um aviso em vez disso.
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