La primera quedada presencial de una comunidad online casi nunca fracasa porque a nadie le importara. Fracasa porque once personas dijeron que sí, aparecieron cuatro y el anfitrión había reservado una mesa para once. Los problemas son logísticos, y los problemas logísticos tienen solución.
Es además lo más rentable que la mayoría de las comunidades online no llega a probar nunca. Dos horas en una sala le hacen a un grupo algo que dos años de buenos hilos no consiguen.
Por qué molestarse en quedar
El argumento honesto no es que lo presencial sea mejor. Es que cambia cómo se leen unos a otros a partir de entonces.
Una vez que dos miembros se han conocido, sus intercambios online dejan de leerse en el peor tono posible. Los desacuerdos que entre desconocidos habrían escalado aterrizan como desacuerdos entre personas que han compartido mesa. Ese efecto es duradero y no es algo que puedas producir con un hilo de presentaciones.
También hace más difícil marcharse, en el sentido que a ti te interesa. La gente se va sin hacer ruido de las comunidades donde no conoce a nadie. Rara vez se va de aquellas donde tres personas lo notarían y preguntarían: el mecanismo que hay detrás de casi todo lo que funciona para reducir el abandono en una comunidad.
Cuándo una ciudad está lista
El error es elegir la ciudad con más miembros. Elige la ciudad con más miembros que ya hablan entre sí.
Una quedada no es un evento de captación; es una reunión de gente que ya tiene algo en común. Doce miembros que nunca han interactuado darán una sala de desconocidos haciendo conversación de compromiso, y ninguno de ellos irá a la segunda.
La señal práctica es si puedes nombrar a cinco personas de esa ciudad sin abrir la lista de miembros. Si puedes, ahí hay una quedada. Si no puedes, ahí hay miembros, que es una cosa distinta, y el remedio son unos meses de presentaciones, no una reserva de local.
Haz que la primera sea vergonzosamente pequeña
Todo el mundo planifica su primera quedada para cuarenta personas y se lleva la decepción de nueve. Planifica para nueve.
Una primera quedada pequeña no es una versión menor de una grande. Es un formato distinto y mejor: nueve personas alrededor de una mesa se oyen todas, y cuarenta personas en un bar se parten en ocho conversaciones y un anfitrión que no habla con nadie durante dos horas.
Pequeña significa además que puedes permitirte equivocarte. Una cena cancelada para seis es un bochorno leve. Una reserva de local cancelada con fianza de por medio es un motivo para no volver a intentarlo nunca, y el segundo intento es el que suele funcionar.
Formatos, y lo que cuesta cada uno de verdad
Elige el formato por la atención que tiene que poner el anfitrión, no por lo impresionante que suene.
| Formato | Lo que le cuesta al anfitrión | Ideal para |
|---|---|---|
| Un café o una copa | Casi nada: elegir un sitio y llegar pronto | La primera, siempre |
| Una cena, una sola mesa | Una reserva, y perseguir el número de asistentes | De seis a doce personas que se conocen a medias |
| Charla y preguntas | Un ponente, una sala y algo que sirva de proyector | Cuando el grupo es demasiado grande para una sola conversación |
| Jornada de trabajo compartido | Espacio y wifi, pero ningún programa que gestionar | Grupos que se dedican a lo mismo y disfrutan de la compañía callada |
El formato café está infravalorado hasta el punto de ser un chiste recurrente, y sigue siendo la respuesta correcta para una primera quedada. No tiene modo de fallo. A nadie le decepciona un café que acabó siendo de cuatro personas, y esas mismas cuatro personas en un local reservado y con ponente habrían sido un desastre.
El problema de las confirmaciones
Los eventos gratuitos tienen una tasa de ausencias que sorprende la primera vez y que nunca llega a desaparecer del todo.
Aproximadamente entre un tercio y la mitad de quienes dicen que sí a una quedada gratuita no aparecen. No es mala educación: un sí gratis no cuesta nada darlo ni nada abandonarlo, y la gente lo dice en serio cuando lo dice. Planifica con el número, no con la intención.
Así que admite deliberadamente más confirmaciones de las que caben y dimensiona el local según la gente que llega de verdad. Recoge confirmaciones para tener una señal, luego reserva para aproximadamente la mitad y así te llevarás una alegría en lugar de un apuro. Un mensaje la mañana del evento pidiendo que confirmen también retirará sin ruido a quienes nunca iban a ir, y eso os hace un favor a los dos.
En Mateflow un evento puede marcarse como presencial, online o híbrido, y uno presencial lleva consigo su ubicación: el nombre del local y la dirección, con un enlace al mapa en la página del evento. Los miembros confirman asistencia, puedes ver quién va a asistir y puedes limitar el número de plazas si la sala tiene de verdad un tope.
El dinero, brevemente
Mantén gratuitas las primeras, y mantén el coste lo bastante bajo como para que gratis sea posible.
El instinto de cobrar nace de querer compromiso, y sí funciona: una entrada de pago recorta las ausencias de golpe. También convierte una reunión entre amigos en un producto con expectativas encima, y te mete en el negocio de las devoluciones por algo que haces por gusto.
Si una quedada sí cuesta dinero, cóbralo por la misma vía por la que ya cobras y mantenlo fuera de la comunidad. Repartir la cuenta de una cena es una actividad humana normal. Montar un flujo de venta de entradas para once personas no lo es.
Los miembros tienen que ser anfitriones, o se queda en una sola ciudad
Un programa de quedadas que depende de ti es un programa de quedadas con exactamente tantas ciudades como puedas recorrer en persona.
Quienes deberían ser anfitriones son los que ya hacen el trabajo equivalente online: responder preguntas, dar la bienvenida a los recién llegados, mantener vivos los hilos. Son la misma cantera de la que tirarías para buscar moderadores voluntarios, y lo que se les pide es mucho menos de lo que suena: reservar una mesa no es organizar un congreso.
Dales a los anfitriones una plantilla, no un mandato. Un formato sugerido, un guion aproximado para los primeros quince minutos y permiso para mantenerlo pequeño. Lo que mata el voluntariado como anfitrión es la impresión de que una quedada tiene que ser impresionante, y así es como arraigan los grupos locales: un patrón conocido en las asociaciones de miembros.
Tráelo de vuelta, o el valor se queda en la sala
La quedada no es el objetivo. Lo que la quedada le hace a la comunidad después sí lo es.
Publica la foto esa misma semana, en el espacio principal, con nombres. No como un informe, sino como prueba de que esto pasa aquí. Quienes no asistieron son el verdadero público del resumen de una quedada, porque están decidiendo si este es un sitio donde pasan cosas, y una foto de seis personas en una mesa responde a eso mejor que cualquier cantidad de ánimos.
Luego haz que la siguiente sea fácil de encontrar y deja que se forme un ritmo en lugar de una campaña. Una vez por trimestre en una ciudad gana a un mes heroico de cinco ciudades y luego nada: el mismo principio que rige todo lo demás en una estrategia de participación en la comunidad, y la misma razón para ser honesto sobre las horas que esto consume.
En resumen
Empieza por la ciudad donde los miembros ya hablan entre sí, invita a mucha menos gente de la que te gustaría, elige el formato con el menor modo de fallo y da por hecho que la mitad de los síes se evaporará.
Luego pásaselo a un miembro y pon la foto donde todo el mundo pueda verla. La versión online de todo esto, formatos, promoción y seguimiento, está en cómo organizar eventos de comunidad, y la mayor parte es trasladable. Lo que no se traslada es que de una sala nadie se marcha sin que se note, que es la razón entera para estar en una.