«Los compañeros te hacen rendir cuentas» es una de las frases más repetidas en la creación de comunidades, y en una comunidad de varios cientos de personas es, en general, falsa. Nadie se da cuenta cuando una persona entre cuatrocientas deja de hacer su check-in. Rendir cuentas no es tener a una multitud mirándote. Es tener a unas pocas personas concretas que cuentan contigo.
Para eso sirven los grupos de rendición de cuentas: son lo bastante pequeños para que una ausencia se note y lo bastante estructurados para que presentarse sea fácil.
Una sala grande no puede pedirle cuentas a nadie
Un hilo de check-in para toda la comunidad funciona de maravilla con veinte miembros. Con doscientos deja de cumplir su función sin que se note, aunque siga teniendo mucha actividad.
El motivo es una simple aritmética de la atención. En un hilo grande, cada check-in es uno entre muchos, y uno que falta no deja ningún hueco que nadie pueda ver. Quienes iban a aparecer de todos modos siguen apareciendo; quienes más necesitaban que alguien se fijara en ellos se escabullen sin dejar rastro. La rendición de cuentas es la palanca más potente para que la gente termine lo que empezó, pero la palanca solo funciona cuando el grupo es lo bastante pequeño para notarla.
Mantén el hilo grande y añade grupos pequeños por debajo. El hilo es para el impulso; los grupos, para la rendición de cuentas. Hacen trabajos distintos.
Lo bastante pequeños para que una ausencia se vea
El tamaño adecuado es lo bastante pequeño para que todo el mundo note una ausencia y lo bastante grande para sobrevivir a que una persona se vaya: en la práctica, de cuatro a seis personas.
Tres es frágil: si se va un miembro, se convierte en una pareja, que se convierte en un chat privado y después en nada. Ocho son demasiados: un miembro callado puede desaparecer dos semanas antes de que nadie lo comente, que es exactamente el problema que intentabas resolver. En algún punto intermedio, todos los miembros se conocen por su nombre y un check-in que falta es un silencio que se nota.
Si dudas, empieza por cinco. Es lo bastante grande para absorber una baja y lo bastante pequeño para que nadie pueda esconderse.
Agrupa por etapa y horario, no por amistad
Cómo juntas a las personas decide más que cualquier cosa que hagas después.
Agrupa a personas que estén más o menos en la misma etapa del mismo problema, para que sus compromisos tengan sentido para los demás: alguien que se estrena como freelance y el dueño de una agencia pueden ser amigos, pero no pueden pedirse cuentas de forma útil. Luego comprueba que sus semanas coincidan: un grupo repartido entre demasiados husos horarios nunca encontrará hora para una llamada, y un check-in escrito que llega mientras todos los demás duermen no recibe respuesta hasta que el momento ya ha pasado.
Evita agrupar a amigos. Los amigos son indulgentes entre sí con los compromisos incumplidos, lo cual es precioso y es justo lo contrario de aquello para lo que existe el grupo.
El compromiso semanal es todo el mecanismo
Un grupo de rendición de cuentas funciona con una sola cosa: que cada persona diga, delante de los demás, qué habrá hecho para la semana que viene.
La redacción importa. «Trabajaré en mi portafolio» no es un compromiso; la semana que viene nadie podrá decir si se cumplió. «Enviaré el portafolio a tres estudios» sí lo es, porque la semana que viene o ha pasado o no ha pasado. Es lo que plantea nuestra guía sobre comunidades de coaching: el compromiso público es casi todo lo que la rendición de cuentas es en realidad, y un compromiso que nadie puede comprobar no es público en ningún sentido útil.
Que sea lo bastante pequeño para cumplirlo en una semana mala. La misma regla que hace un reto que la gente termina se aplica aquí: un compromiso ambicioso que no se cumple le enseña al grupo que los compromisos son opcionales.
El check-in son cuatro líneas
Dale a cada grupo el mismo formato breve. Le ahorra a la gente decidir qué escribir y hace imposible saltarse la línea importante.
| Línea | Para qué sirve |
|---|---|
| La semana pasada dije que… | Vuelve a poner el compromiso anterior delante de todos |
| Lo que pasó en realidad | Hace que un incumplimiento sea algo que dices, no algo que escondes |
| Esta semana voy a… | El nuevo compromiso, lo bastante concreto para comprobarlo |
| Una cosa con la que me vendría bien ayuda | Convierte un informe en una conversación |
La segunda línea es la que importa. Un grupo en el que la gente puede escribir «no lo hice, y este es el motivo» sin vergüenza es un grupo que dura; uno en el que los incumplimientos no se mencionan ya se está muriendo.
Dale a cada grupo una fecha de fin
Los grupos sin fecha de fin se deterioran. La energía del primer mes se desvanece, un miembro se desconecta y el grupo sigue a trompicones porque nadie quiere ser quien lo dé por terminado.
Así que fija un plazo desde el principio —seis u ocho semanas— y al final pregunta a cada miembro si quiere continuar, unirse a otro grupo o dejarlo. Irse en un final previsto es fácil y no implica culpa; irse a mitad de camino se siente como fallar a los demás, que es precisamente por lo que la gente lo hace en silencio. Un plazo fijo también te permite reorganizar los grupos que no cuajaron sin que nadie tenga que decirlo.
La mayoría de los buenos grupos se renuevan solos. Los que no lo hacen te estaban diciendo algo, y la fecha de fin les permite decirlo con educación.
Un coordinador por grupo, y no eres tú
No puedes estar en todos los grupos, y no deberías intentarlo. Un grupo con el responsable dentro se comporta como una clase; un grupo sin él se comporta como un grupo de iguales.
Pide a un miembro de cada grupo que lo coordine: que publique la consigna semanal, anime a los más callados y te avise si algo va mal. Rota el papel en cada periodo para que nunca se convierta en el trabajo no remunerado de una sola persona. Tu parte es montar bien los grupos, hablar con los coordinadores en lugar de con todo el mundo y dejar de verdad que lo lleven ellos, incluido dejar que un grupo haga las cosas de forma algo distinta a como las harías tú.
Lee los grupos; no respondas en ellos. Un comentario del responsable en un grupo de iguales cambia la sala, aunque sea con buena intención.
El miembro que se queda callado
Todo grupo acaba teniendo a alguien que deja de hacer su check-in, y cómo se gestione decide si el resto del grupo lo supera.
Después de dos check-ins sin hacer, el coordinador envía un breve mensaje privado, no un «¿dónde está Sam?» en público, que avergüenza a la persona e incomoda a todos los demás. Normalmente la respuesta es un par de semanas complicadas, y un empujoncito en privado basta. Si alguien lo ha dejado de verdad, deja que se vaya sin dramas y, si al periodo todavía le queda bastante, ofrece al grupo un sustituto en lugar de dejar que la silla vacía lastre a los demás.
Un silencio que nadie aborda se convierte en dos. Los miembros toman nota de lo que le pasa a la primera persona que desaparece.
Lo que el software puede y no puede hacer
No existe una función de grupos de rendición de cuentas como tal en Mateflow; montas cada grupo con piezas que ya existen.
Solo los administradores pueden crear espacios, así que el lugar de cada grupo es algo que configuras tú. La versión más sencilla es un espacio por grupo: privado, para que sus check-ins no los lea toda la comunidad, y con el acceso solo por invitación, para que los miembros sigan siendo las personas que emparejaste. Hazlo secreto si prefieres que el resto de la comunidad ni siquiera vea el grupo. Los espacios no tienen límite en ningún plan, así que una docena de grupos son una docena de espacios. Un espacio de feed se adapta mejor al check-in semanal que un espacio de chat: un compromiso de hace tres semanas debería seguir siendo fácil de encontrar cuando alguien pregunte cuánto ha avanzado, y el chat lo hace desaparecer con el scroll. Programa la consigna de cada semana por adelantado y, si un grupo quiere una llamada, programa una sala de vídeo y vincúlala a un evento recurrente semanal, que trae consigo las confirmaciones de asistencia y los recordatorios. Los mensajes directos de grupo vienen bien para dar un empujoncito entre check-ins, aunque no están en todos los planes.
El límite, dicho con honestidad, es que el emparejamiento es manual. No hay ninguna herramienta que reparta a los miembros en grupos, y los miembros no pueden crear un espacio para un grupo propio, así que la configuración y cada reorganización al final de un periodo son tiempo de administración. Es un coste real, y también la parte en la que más vale tu conocimiento de quién debería sentarse con quién.
Tres cosas que no hay que hacer
No hagas los grupos demasiado grandes. Cualquier cosa que pase bastante de seis permite que un miembro callado se esfume sin que nadie lo note, y eso echa por tierra el propósito.
No dejes que duren para siempre. Sin fecha de fin, los grupos se apagan en lugar de terminar, y quienes se van lo hacen en silencio.
No los dirijas tú. Móntalos, nombra coordinadores y mantente fuera de los hilos: un grupo en el que está el responsable es una clase, no un grupo de iguales.
En resumen
La rendición de cuentas no es algo que una comunidad aporte por el simple hecho de existir. Ocurre cuando unas pocas personas concretas cuentan contigo, notan cuando faltas y te preguntan qué ha pasado.
Así que constrúyela a propósito: grupos de unas cinco personas, agrupadas por etapa y horario, un compromiso semanal lo bastante concreto para comprobarlo, un check-in de cuatro líneas en el que sea fácil admitir un incumplimiento, un plazo fijo y un coordinador que no seas tú. Después deja que los grupos sigan adelante solos, porque en el momento en que los miembros se piden cuentas unos a otros, la comunidad está haciendo algo que tú nunca podrías hacer solo. Y para los programas que funcionan como un curso, las cohortes integran el mismo mecanismo en el plan de estudios.