Eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung legt fest, was Mateflow mit den Konten von Mitgliedern macht, die lange nicht aktiv waren: ihnen eine Erinnerung schicken oder ihr Konto anonymisieren. So bewahrst du personenbezogene Daten nur so lange auf, wie du sie brauchst, entsprechend dem Grundsatz der Speicherbegrenzung der DSGVO.
Wer kann das tun: Community-Inhaber und -Administratoren. · Wo: Web (Admin-Konsole). · Tarif: In jedem Plattform-Tarif verfügbar.
Richtlinie für inaktive Mitglieder aktivieren
- Gehe zu Admin → Einstellungen → Data Retention.
- Schalte unter Richtlinie für inaktive Mitglieder die Option Behandlung inaktiver Mitglieder aktivieren ein. Die übrigen Felder lassen sich dann bearbeiten.
- Gib unter Inaktiv nach (Monaten) ein, wie lange ein Mitglied inaktiv sein kann, bevor die Richtlinie greift: 1 bis 240 Monate.
- Wähle eine Aktion bei Ablauf. Siehe nächster Abschnitt.
- Gib unter Kulanzfrist (Tage) ein, wie viel Zeit ein gewarntes Mitglied hat, um wieder aktiv zu werden: 0 bis 365 Tage.
- Klicke auf Save Changes.
Die Richtlinie ist ausgeschaltet, bis du sie einschaltest. Ihre Anfangswerte sind 24 Monate, Nur benachrichtigen und eine Kulanzfrist von 30 Tagen.
Festlegen, was mit den Daten inaktiver Mitglieder passiert
Aktion bei Ablauf legt fest, was die Richtlinie zur Datenaufbewahrung tut, sobald ein Mitglied so viele Monate inaktiv war, wie du festgelegt hast:
| Aktion bei Ablauf | Was passiert |
|---|---|
| Nur benachrichtigen | Das Mitglied erhält eine Erinnerungs-E-Mail wegen Inaktivität, und zwar einmal pro Inaktivitätsphase: Ein Mitglied, das zurückkommt und später wieder inaktiv wird, erhält eine weitere. Seine Daten werden nie entfernt. |
| Anonymisieren | Nach einer Erinnerung und der Kulanzfrist wird das Konto anonymisiert. |
| Löschen | Derzeit dasselbe wie Anonymisieren. |
Anonymisieren und Löschen können nicht rückgängig gemacht werden. Das Konto wird als „Deleted User“ angezeigt, und die persönlichen Angaben und Anmeldedaten des Mitglieds werden entfernt. Seine Beiträge und Kommentare bleiben erhalten und werden „Deleted User“ zugeordnet. Anders als wenn Mitglieder ihr eigenes Konto löschen, gibt es keine separate Wartefrist von 30 Tagen: Die Kulanzfrist ist der einzige Puffer.
Was für die Richtlinie zur Datenaufbewahrung als Aktivität zählt
Ein Mitglied gilt als aktiv, wenn es sich anmeldet, einen Beitrag erstellt, kommentiert, ein Like vergibt, jemandem folgt oder die Community im angemeldeten Zustand nutzt. Wenn ein Admin die Community als dieses Mitglied ansieht, zählt das nicht. Ein Mitglied, das noch nie etwas getan hat, wird nach seinem Registrierungsdatum beurteilt.
Die Richtlinie überspringt:
- das Team deiner Community: den Inhaber, Administratoren, Moderatoren und alle mit einer Community-Rolle, einschließlich benutzerdefinierter Rollen und Abrechnungsadmins. Space-Admins und Space-Moderatoren ohne Community-Rolle werden nicht übersprungen. Um jemanden aus dem Team einzubeziehen, entferne zuerst seine Rolle;
- Mitglieder, deren Konto nicht in gutem Stand ist: die auf Genehmigung warten, gebannt oder deaktiviert sind oder deren Kontolöschung läuft;
- Mitglieder mit einer aktiven kostenpflichtigen Mitgliedschaft, auch in der Testphase, im Zahlungsverzug oder pausiert.
So funktionieren Erinnerungs-E-Mail und Kulanzfrist
Ein nächtlicher Job gleicht deine Mitglieder mit der Richtlinie zur Datenaufbewahrung ab. Bei Anonymisieren oder Löschen passiert Folgendes, wenn ein Mitglied die Inaktivitätsgrenze erreicht:
- Mateflow schickt ihm eine Erinnerungs-E-Mail mit dem Datum, an dem sein Konto anonymisiert wird. Wenn die Erinnerung nicht gesendet werden kann, passiert nichts, bis sie gesendet ist.
- Die Kulanzfrist beginnt. Jede Aktivität während der Kulanzfrist bricht die Aktion für dieses Mitglied ab.
- Wenn es am Ende der Kulanzfrist immer noch inaktiv ist, wird das Konto anonymisiert.
Wenn du die Richtlinie ausschaltest, werden bereits geplante Aktionen nicht abgebrochen. Sie warten und werden ausgeführt, wenn du die Richtlinie wieder einschaltest, es sei denn, das Mitglied war inzwischen aktiv. Wenn du Aktion bei Ablauf vor dem Datum änderst, wird das Mitglied nach der neuen Einstellung erneut geprüft.
Was die Richtlinie zur Datenaufbewahrung nicht abdeckt
Die Seite Datenaufbewahrung behandelt nur Konten inaktiver Mitglieder. Sie ändert nicht, wie lange andere Daten aufbewahrt werden:
- KI-Chats: Unterhaltungen von Mitgliedern mit dem KI-Assistenten laufen nach 180 Tagen ab. Siehe Datenschutz und Grenzen der KI.
- Audit-Protokoll: Das Admin-Audit-Protokoll ist von dieser Einstellung nicht betroffen. Siehe Audit-Protokoll verwenden.
- Konten, die Mitglieder selbst löschen: Diese werden nach einer Wartefrist von 30 Tagen entfernt. Siehe Daten exportieren oder Konto löschen.
Datenanfrage eines einzelnen Mitglieds selbst bearbeiten
Um sofort auf die Anfrage eines einzelnen Mitglieds zu reagieren, etwa auf eine Auskunfts- oder Löschanfrage nach der DSGVO, öffne die Seite des Mitglieds über Admin → Mitglieder → Alle Mitglieder und nutze das Aktionsmenü:
- Daten exportieren (DSGVO): stellt einen vollständigen Export der Daten des Mitglieds in die Warteschlange.
- Mitglied anonymisieren: entfernt Name, E-Mail-Adresse und Avatar des Mitglieds. Das lässt sich nur während einer kurzen Karenzzeit rückgängig machen, danach ist es endgültig. Beim Community-Inhaber kannst du es nicht verwenden.
Siehe Mitglieder finden und verwalten.
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