La première rencontre en personne d'une communauté en ligne n'échoue presque jamais parce que personne n'y tenait. Elle échoue parce que onze personnes ont dit oui, que quatre sont venues et que l'hôte avait réservé une table pour onze. Les problèmes sont logistiques, et les problèmes logistiques ont des solutions.
C'est aussi la chose au plus fort effet de levier que la plupart des communautés en ligne n'essaient jamais. Deux heures dans une même pièce font à un groupe ce que deux ans de bonnes discussions ne font pas.
Pourquoi se rencontrer, au fond
L'argument honnête n'est pas que le présentiel vaut mieux. C'est qu'il change la façon dont les gens se lisent ensuite.
Une fois que deux membres se sont rencontrés, leurs échanges en ligne cessent d'être lus sur le pire ton possible. Des désaccords qui auraient dégénéré entre inconnus se lisent comme des désaccords entre personnes qui ont partagé une table. Cet effet est durable, et ce n'est pas quelque chose qu'un fil de présentations peut produire.
Cela rend aussi le départ plus difficile, de la manière que vous souhaitez. Les gens quittent discrètement les communautés où ils ne connaissent personne. Ils quittent rarement celles où trois personnes le remarqueraient et poseraient la question : c'est le mécanisme derrière l'essentiel de ce qui marche pour réduire l'attrition d'une communauté.
Quand une ville est prête
L'erreur consiste à choisir la ville qui compte le plus de membres. Choisissez la ville où le plus de membres se parlent déjà.
Une rencontre n'est pas un événement de recrutement ; c'est un rassemblement de gens qui ont déjà quelque chose en commun. Douze membres qui n'ont jamais interagi donneront une salle d'inconnus qui font la conversation, et aucun d'eux ne viendra à la deuxième.
Le signal pratique, c'est de savoir si vous pouvez citer cinq personnes de cette ville sans ouvrir la liste des membres. Si oui, il y a une rencontre à faire là-bas. Si non, il y a des membres là-bas, ce qui est tout autre chose, et le remède tient en quelques mois de mises en relation, pas en une réservation de lieu.
Faites la première d'une petitesse presque gênante
Tout le monde prépare sa première rencontre pour quarante personnes et se retrouve déçu par neuf. Prévoyez pour neuf.
Une petite première rencontre n'est pas une version au rabais d'une grande. C'est un format différent et meilleur : neuf personnes autour d'une seule table s'entendent toutes, là où quarante personnes dans un bar se scindent en huit conversations, avec un hôte qui ne parle à personne pendant deux heures.
Petit veut aussi dire que vous pouvez vous permettre de vous tromper. Un dîner annulé pour six, c'est un léger embarras. Une réservation de lieu annulée avec un acompte versé, c'est une raison de ne plus jamais recommencer, alors que c'est la deuxième tentative qui marche d'habitude.
Les formats, et ce que chacun coûte vraiment
Choisissez le format en fonction de l'attention que l'hôte doit y consacrer, pas de l'impression qu'il donne.
| Format | Ce qu'il coûte à l'hôte | Idéal pour |
|---|---|---|
| Un café ou un verre | Presque rien : choisir un endroit, arriver en avance | La première fois, toujours |
| Un dîner, une seule table | Une réservation, et un décompte à relancer | Six à douze personnes qui se connaissent à moitié |
| Une intervention suivie de questions | Un intervenant, une salle, et quelque chose qui fasse office de projecteur | Quand le groupe est trop grand pour tenir une seule conversation |
| Une journée de coworking | Un espace et du wifi, mais aucun programme à animer | Des groupes qui font le même métier et apprécient une compagnie silencieuse |
Le format café est sous-estimé au point d'en être devenu une blague récurrente, et il reste la bonne réponse pour une première rencontre. Il n'a aucun mode d'échec. Personne n'est déçu par un café qui a fini par réunir quatre personnes, alors que ces mêmes quatre personnes dans un lieu réservé avec un intervenant auraient été un désastre.
Le problème des RSVP
Les événements gratuits ont un taux d'absence qui surprend la première fois et qui ne disparaît jamais vraiment.
Environ un tiers à la moitié des personnes qui disent oui à une rencontre gratuite ne viennent pas. Ce n'est pas de l'impolitesse : un oui gratuit ne coûte rien à donner ni rien à abandonner, et les gens sont sincères au moment où ils le disent. Prévoyez sur le nombre, pas sur l'intention.
Surréservez donc délibérément, et dimensionnez le lieu pour les gens qui arrivent vraiment. Recueillez les RSVP pour avoir un signal, puis réservez pour environ la moitié d'entre eux et soyez content plutôt que coincé. Un message le matin même demandant aux gens de confirmer écartera aussi discrètement ceux qui ne comptaient pas venir, ce qui vous rend service à tous les deux.
Sur Mateflow, un événement peut être marqué en personne, en ligne ou hybride, et un événement en personne porte son lieu : le nom et l'adresse de l'établissement, avec un lien vers une carte sur la page de l'événement. Les membres confirment leur présence, vous voyez qui vient, et vous pouvez limiter le nombre de places si la salle a vraiment une capacité maximale.
L'argent, en bref
Gardez les premières gratuites, et gardez un coût assez faible pour que la gratuité reste possible.
L'envie de faire payer vient du besoin d'engagement, et cela fonctionne : un billet payant réduit nettement les absences. Cela transforme aussi un rassemblement amical en produit assorti d'attentes, et cela vous met dans le métier du remboursement pour une chose que vous faites par plaisir.
Si une rencontre coûte de l'argent, encaissez-la comme vous encaissez déjà de l'argent et gardez cela en dehors de la communauté elle-même. Partager une addition au restaurant est une activité humaine normale. Construire un parcours de billetterie pour onze personnes ne l'est pas.
Des membres doivent organiser, sinon tout s'arrête à une seule ville
Un programme de rencontres qui dépend de vous est un programme de rencontres qui compte exactement autant de villes que vous pouvez en visiter vous-même.
Les personnes qui devraient organiser sont celles qui font déjà le travail équivalent en ligne : répondre aux questions, accueillir les nouveaux venus, faire vivre les discussions. C'est la même population que celle où vous puiseriez des modérateurs bénévoles, et la demande est bien plus modeste qu'elle n'en a l'air : réserver une table n'est pas organiser une conférence.
Donnez aux hôtes un modèle plutôt qu'un cahier des charges. Un format suggéré, un canevas approximatif pour les quinze premières minutes, et l'autorisation de voir petit. Ce qui tue l'organisation par les bénévoles, c'est l'impression qu'une rencontre doit être impressionnante ; c'est ainsi que des antennes locales prennent racine, sur un schéma familier aux associations de membres.
Ramenez-la, sinon la valeur reste dans la salle
La rencontre n'est pas le but. Ce que la rencontre fait ensuite à la communauté, voilà le but.
Publiez la photo la même semaine, dans l'espace principal, avec les noms. Pas comme un compte rendu, mais comme la preuve que cela arrive ici. Les gens qui n'y étaient pas sont le vrai public d'un récapitulatif de rencontre, parce qu'ils sont en train de décider si c'est un endroit où il se passe des choses, et une photo de six personnes attablées répond mieux à cette question que n'importe quelle dose d'encouragement.
Ensuite, rendez la suivante facile à trouver, et laissez un rythme s'installer plutôt qu'une campagne. Une fois par trimestre dans une seule ville vaut mieux qu'un mois héroïque à cinq villes suivi de plus rien : c'est le même principe qui régit tout le reste dans une stratégie d'engagement communautaire, et la même raison d'être honnête sur le temps que cela demande.
En résumé
Commencez par la ville où les membres se parlent déjà, invitez bien moins de monde que vous ne le voudriez, choisissez le format dont le mode d'échec est le plus petit, et attendez-vous à ce que la moitié des oui s'évaporent.
Puis confiez-la à un membre et mettez la photo là où tout le monde peut la voir. La version en ligne de tout cela, formats, promotion et suivi, se trouve dans comment organiser des événements communautaires, et l'essentiel se transpose. Ce qui ne se transpose pas, c'est que personne ne peut quitter une salle en silence, et c'est toute la raison d'en occuper une.