Automatisierungsregeln (manchmal auch Workflows genannt) erledigen Routineaufgaben in deiner Community für dich, etwa neue Mitglieder begrüßen, aktive Poster taggen oder Punkte vergeben. Jede Regel hat einen Auslöser, optionale Bedingungen und eine oder mehrere Aktionen. Du erstellst sie unter Admin → Automatisierungen → Regeln.
Wer kann das tun: Inhaber und Administratoren. Moderatoren sehen den Bereich Automatisierungen nicht. · Wo: Web (Admin-Konsole). · Tarif: Automatisierungen und die Anzahl der Regeln, die du haben kannst, hängen von deinem Plattform-Tarif ab. Ohne sie zeigt die Seite Upgrade zum Automatisieren.
So funktioniert eine Automatisierungsregel
Eine Automatisierungsregel liest sich wie ein Satz: When (Trigger) etwas passiert, Only if (Conditions) diese Bedingungen zutreffen, Then (Actions) tue Folgendes. Aktionen gelten für das Mitglied aus dem Auslöser, etwa die Person, die beigetreten ist, gepostet oder zugesagt hat.
So erstellst du eine:
- Gehe zu Admin → Automatisierungen → Regeln und klicke auf Create rule.
- Gib einen Rule name und optional eine Description ein.
- Wähle unter When (Trigger) das Ereignis und fülle alle zusätzlichen Einstellungen aus. Wähle dann unter How often, wie oft die Regel ausgeführt werden darf: Every time, Once per member oder Only once.
- Klicke unter Only if (Conditions) für jeden Filter auf Add condition. Bedingungen sind optional; alle müssen zutreffen.
- Klicke unter Then (Actions) für jede Aktion auf Add action.
- Klicke auf Save rule.
Wenn die Regel Mitgliederdaten ändert (zu einem Space hinzufügen, Tags zuweisen oder Punkte vergeben), bestätige Enable high-risk actions?, um zu speichern.
Auslöser und Bedingungen für Automatisierungen
| Auslöser | Zusätzliche Einstellung |
|---|---|
| New member joins site | — |
| Member joins space | Space (leer = beliebiger Space) |
| Member levels up | — |
| Member reaches points threshold | Punktzahl |
| Member completes onboarding | — |
| New post created | Space (leer = beliebiger Space) |
| Post receives comment | — |
| Event RSVP | Event (leer = beliebiges Event) |
Bedingungen können Member tags (enthält, enthält nicht), Days since joined und Member points (gleich, größer als, kleiner als usw.), Trigger space und Content type (Discussion, Question oder Article) prüfen. Trigger space und Content type erscheinen nur bei Auslösern, die einen Space oder einen Beitrag betreffen.
Aktionen für Automatisierungen
| Aktion | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Send system notification | Sendet dem Mitglied eine In-App-Benachrichtigung mit Titel und Nachricht |
| Add to space / Remove from space | Fügt das Mitglied einem Space als Mitglied oder Moderator hinzu oder entfernt es |
| Change space role | Legt die Rolle des Mitglieds in einem Space fest: Mitglied, Moderator oder Administrator |
| Assign tag / Remove tag | Fügt ein Mitglieder-Tag hinzu oder entfernt es |
| Award points / Award badge | Vergibt Punkte oder ein Badge aus deinen Gamification-Einstellungen |
| Trigger webhook | Sendet eine HTTP-Anfrage an eine URL, mit optionalen Headern, optionalem Body und Signing secret (optional). Das Secret wird unverändert im Header X-Webhook-Secret gesendet; die Anfrage ist nicht per HMAC signiert. |
Jede Aktion kann sofort oder nach einer Verzögerung (Delay) von bis zu 7 Tagen ausgeführt werden. Automatisierungen können keine E-Mails senden und keine Zugriffsgruppen hinzufügen oder entfernen. Wie du Zugriffsgruppen verwaltest, erfährst du unter Zugriffsgruppe eines Mitglieds hinzufügen oder entfernen.
Um den Titel oder die Nachricht einer Benachrichtigung oder den Body eines Webhooks zu personalisieren, klicke auf Insert variable. Jeder Auslöser bietet eigene Felder an, etwa Username (login name) oder Post title. Als interne ID gekennzeichnete Felder sind für Webhooks gedacht, nicht für Texte, die Mitglieder lesen.
Mit einer Automatisierungsvorlage beginnen
Vorlagen sind fertige Regeln für häufige Aufgaben, etwa neue Mitglieder begrüßen oder Personen danken, die zugesagt haben.
- Klicke auf Start from a template und wähle eine Vorlage aus.
- Klicke auf Use template. Die Regel öffnet sich zum Bearbeiten.
- Fülle alles aus, was die Vorlage leer gelassen hat, etwa den Space, das Tag oder das Badge, und prüfe den Nachrichtentext.
- Klicke auf Save rule und schalte die Regel dann ein.
Installierte Vorlagen sind anfangs ausgeschaltet und zählen zu deinem Regellimit.
Automatisierungsregel testen oder sofort ausführen
Öffne eine Regel aus der Liste, um ihre Details zu sehen.
- Test rule mit Dry Run prüft die Regel und füllt den Nachrichtentext aus, ohne Aktionen auszuführen. Live Test führt die Aktionen tatsächlich aus.
- Run now führt die Regel tatsächlich aus, entweder für ein Mitglied oder mit Beispieldaten. Dabei entstehen echte Nachrichten, Punkte, Tags und Webhooks.
Automatisierungsregel ein- oder ausschalten
Verwende den Schalter neben einer Regel auf der Seite Regeln oder den Schalter Status auf ihrer Detailseite. Wenn du eine Regel ausschaltest, wird sie pausiert, aber nicht gelöscht. Duplizierte Regeln und Regeln aus Vorlagen sind anfangs ausgeschaltet, prüfe also nach dem Speichern den Schalter.
Wenn eine erforderliche Einstellung fehlt, lässt sich die Regel nicht einschalten und zeigt dir, was du korrigieren musst, zum Beispiel Pick a space for the space action.
Wenn mehrere Regeln auf dasselbe Ereignis zutreffen, werden Regeln mit höherer Priority zuerst ausgeführt. Jede Ausführung wird unter Ausführungsprotokolle erfasst und 30 Tage lang aufbewahrt. Siehe Ausführungsprotokolle von Automatisierungen prüfen.
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