O primeiro encontro presencial de uma comunidade online quase nunca fracassa porque ninguém se importou. Ele fracassa porque onze pessoas disseram sim, quatro apareceram e o anfitrião tinha reservado uma mesa para onze. Os problemas são logísticos, e problemas logísticos têm solução.
É também a iniciativa de maior alavancagem que a maioria das comunidades online nunca tenta. Duas horas numa sala fazem com um grupo algo que dois anos de bons tópicos não fazem.
Por que se encontrar, afinal
O argumento honesto não é que o presencial seja melhor. É que ele muda a forma como as pessoas leem umas às outras depois.
Depois que dois membros se conhecem pessoalmente, as trocas online entre eles deixam de ser lidas no pior tom possível. Discordâncias que teriam escalado entre estranhos passam a soar como discordâncias entre pessoas que já dividiram uma mesa. Esse efeito é duradouro e não é algo que se produza com um tópico de quebra-gelo.
Isso também torna a saída mais difícil, do jeito que você quer. As pessoas somem discretamente de comunidades onde não conhecem ninguém. Elas raramente somem daquelas em que três pessoas notariam e perguntariam — o mecanismo por trás de quase tudo que funciona para reduzir o churn da comunidade.
Quando uma cidade está pronta
O erro é escolher a cidade com mais membros. Escolha a cidade com mais membros que já conversam entre si.
Um encontro não é um evento de captação; é uma reunião de pessoas que já têm algo em comum. Doze membros que nunca interagiram vão produzir uma sala de estranhos fazendo conversa fiada, e nenhum deles vai ao segundo.
O sinal prático é conseguir citar cinco pessoas daquela cidade sem abrir a lista de membros. Se você consegue, há um encontro ali. Se não consegue, há membros ali — o que é outra coisa, e a correção são alguns meses de apresentações, não uma reserva de espaço.
Faça o primeiro constrangedoramente pequeno
Todo mundo planeja o primeiro encontro para quarenta pessoas e se decepciona com nove. Planeje para nove.
Um primeiro encontro pequeno não é uma versão inferior de um grande. É um formato diferente e melhor: nove pessoas em torno de uma mesa se ouvem, e quarenta pessoas num bar se dividem em oito conversas mais um anfitrião que não fala com ninguém por duas horas.
Pequeno também significa que você pode se dar ao luxo de errar. Um jantar cancelado para seis é um constrangimento leve. Uma reserva de espaço cancelada com sinal pago é um motivo para nunca mais tentar — e a segunda tentativa é justamente a que costuma dar certo.
Os formatos e o que cada um realmente custa
Escolha o formato pela atenção que o anfitrião precisa dedicar, não pelo quanto ele soa impressionante.
| Formato | O que custa ao anfitrião | Melhor para |
|---|---|---|
| Um café ou um drinque | Quase nada — escolher um lugar e chegar cedo | O primeiro, sempre |
| Jantar, uma mesa só | Uma reserva e correr atrás do número de confirmados | Seis a doze pessoas que meio que se conhecem |
| Palestra com perguntas | Um palestrante, uma sala e algo que funcione como projetor | Quando o grupo é grande demais para caber numa conversa só |
| Dia de coworking | Espaço e wi-fi, mas nenhuma programação para conduzir | Grupos que fazem o mesmo trabalho e gostam de companhia silenciosa |
O formato café é subestimado a ponto de virar piada recorrente, e ainda assim é a resposta certa para um primeiro encontro. Ele não tem modo de falha. Ninguém se decepciona com um café que acabou tendo quatro pessoas, e essas mesmas quatro pessoas num espaço reservado, com palestrante, teriam sido um desastre.
O problema do RSVP
Eventos gratuitos têm uma taxa de ausência que surpreende na primeira vez e nunca desaparece de verdade.
Grosso modo, de um terço à metade das pessoas que dizem sim a um encontro gratuito não aparece. Isso não é falta de educação; um sim gratuito não custa nada para dar nem nada para abandonar, e as pessoas são sinceras quando dizem. Planeje pelo número, não pela intenção.
Então aceite mais confirmações do que cabem, de propósito, e dimensione o espaço para quem de fato aparece. Colete RSVPs para ter um sinal, depois reserve para cerca de metade deles e fique satisfeito em vez de encurralado. Uma mensagem na manhã do evento pedindo confirmação também remove discretamente quem nunca ia aparecer, o que é um favor para os dois lados.
No Mateflow, um evento pode ser marcado como presencial, online ou híbrido, e o presencial carrega a sua localização — o nome e o endereço do local, com um link de mapa na página do evento. Os membros confirmam presença por RSVP, você vê quem vai e pode limitar o número de vagas, se a sala realmente tiver um limite.
Dinheiro, brevemente
Mantenha os primeiros gratuitos e mantenha o custo baixo o bastante para que gratuito seja possível.
O impulso de cobrar vem da vontade de obter compromisso, e ele funciona mesmo — um ingresso pago reduz bastante as ausências. Também transforma um encontro entre conhecidos num produto com expectativas atreladas, e coloca você no ramo dos reembolsos por algo que está fazendo por amor.
Se um encontro custar dinheiro, recolha esse valor do mesmo jeito que você já recolhe dinheiro e mantenha isso fora da comunidade. Dividir a conta de um jantar é uma atividade humana normal. Construir um fluxo de venda de ingressos para onze pessoas não é.
Os membros precisam organizar, ou tudo para numa cidade só
Um programa de encontros que depende de você é um programa de encontros com exatamente tantas cidades quantas você conseguir visitar pessoalmente.
Quem deve organizar são as pessoas que já fazem o trabalho equivalente online: respondem perguntas, recebem os novatos, mantêm os tópicos vivos. São a mesma população de onde você tiraria moderadores voluntários, e o pedido é muito menor do que parece — reservar uma mesa não é organizar uma conferência.
Dê aos anfitriões um modelo, não uma obrigação. Um formato sugerido, um roteiro aproximado para os primeiros quinze minutos e permissão para manter tudo pequeno. O que mata a organização voluntária é a impressão de que um encontro precisa ser impressionante — e é assim que os capítulos locais criam raiz, num padrão familiar para associações de membros.
Traga o encontro de volta, ou o valor fica na sala
O encontro não é o ponto. O que o encontro faz com a comunidade depois é o ponto.
Publique a foto na mesma semana, no espaço principal, com os nomes. Não como relatório — como prova de que isso acontece aqui. Quem não foi é o verdadeiro público de um resumo de encontro, porque são essas pessoas que estão decidindo se este é um lugar onde as coisas acontecem, e uma foto de seis pessoas numa mesa responde a isso melhor do que qualquer incentivo.
Depois deixe o próximo fácil de achar e permita que se forme um ritmo, não uma campanha. Um encontro trimestral numa cidade vence um mês heroico de cinco cidades seguido de nada — o mesmo princípio que rege todo o resto de uma estratégia de engajamento da comunidade, e o mesmo motivo para ser honesto sobre as horas que isso consome.
Resumindo
Comece pela cidade onde os membros já conversam, convide bem menos gente do que você gostaria, escolha o formato com o menor modo de falha e espere que metade dos sins evapore.
Depois entregue tudo a um membro e coloque a foto onde todo mundo possa ver. A versão online de tudo isso — formatos, divulgação, acompanhamento — está em como organizar eventos de comunidade, e a maior parte se transfere. O que não se transfere é que ninguém consegue sair de uma sala em silêncio, que é a razão inteira de estar em uma.