Sprechstunden scheitern auf eine von zwei entgegengesetzten Arten: Niemand kommt, oder jede Woche kommen dieselben drei Leute, und still wird daraus kostenlose Beratung vor Publikum. Beides sind Designprobleme, und beide haben dieselbe Lösung. Sprechstunden funktionieren, wenn sie eine Warteschlange sind und kein Vortrag — und wenn das Problem eines Mitglieds, vor anderen gelöst, auch denen etwas beibringt, die nicht gefragt haben.
So führst du sie, damit sie länger halten als den ersten begeisterten Monat.
Eine Warteschlange, kein Vortrag
Sprechstunden sind das eine Live-Format, bei dem die Mitglieder die Agenda bestimmen. Du bereitest kein Material vor; du bereitest dich vor, indem du liest, woran Leute festhängen. Das macht sie so günstig, dass du sie jede Woche abhalten kannst, und es ist auch der Grund, warum sie schiefgehen, wenn sie in etwas anderes abdriften.
| Sprechstunde | AMA | Workshop | |
|---|---|---|---|
| Wer die Agenda bestimmt | Mitglieder, je ein Problem | Ein Thema, das du gewählt hast | Du |
| Wer antwortet | Du, und zunehmend der Raum | Ein Gast | Du |
| Was du vorbereitest | Das Lesen der Fragen | Den Gast und das Thema | Das Material |
| Wie oft | Fester Termin, jede oder jede zweite Woche | Ab und zu | Wenn es etwas beizubringen gibt |
Wenn du anfängst, Folien zu bauen, ist es keine Sprechstunde mehr. Ein Gast mit einem Thema ist ein AMA, und das Vermitteln einer Fähigkeit ist ein Workshop. Beides sind gute Formate, aber nicht dieses.
Sammle die Fragen vor dem Call
Wenn du Fragen nur live annimmst, gehen die ersten zehn Minuten an den, der zuerst spricht, nicht an das Problem, das am wichtigsten ist. Eröffne stattdessen ein oder zwei Tage vor jeder Session einen Fragen-Thread und bitte um zwei Sätze: was du erreichen willst und wo genau du festhängst.
Diese kleine Bitte erfüllt drei Aufgaben. Du kannst den Call ordnen, bevor er beginnt. Sie bringt Leute zum Nachdenken, und erstaunlich viele lösen ihr Problem schon beim Aufschreiben. Und sie erlaubt Mitgliedern, die nicht dabei sein können, trotzdem eine Antwort zu bekommen, was in einer Community über mehrere Zeitzonen hinweg wichtiger ist, als es klingt.
Die Fragen sind die Teilnehmerliste. Wer eine gepostet hat, kommt dran; wer nur zuhören will, ist herzlich eingeladen zuzuhören.
Eine Person, ein Problem, zehn Minuten
Gib jeder Person ein festes Zeitfenster, etwa zehn Minuten, und sag das zu Beginn. Ohne das dehnt sich das erste Problem auf die ganze Stunde aus, und alle anderen gehen, ohne gehört worden zu sein.
Bitte die Person, das Problem in einem Satz noch einmal zu formulieren, und frag dann, was sie schon versucht hat — hier versteckt sich meist der größte Teil der nützlichen Antwort. Beende jedes Zeitfenster mit einem nächsten Schritt, den die Person dir in eigenen Worten wiedergeben kann, damit sie mit etwas zu tun geht und nicht nur mit einem netten Gespräch.
Wenn ein Problem mehr als zehn Minuten braucht, braucht es ein anderes Format. Sag das, und verschieb es in einen Thread oder ein Folgegespräch, statt es die Zeit aller anderen fressen zu lassen.
Antworte für den Raum, nicht nur für die fragende Person
Der Grund, Sprechstunden in der Gruppe statt eins zu eins abzuhalten, ist, dass die meisten Probleme geteilt sind. Bevor du antwortest, frag „Wer ist noch darauf gestoßen?“ und gib dem Raum einen Moment. Oft hat ein Mitglied das Problem vor kürzerer Zeit gelöst als du, und seine Antwort kommt besser an, weil es vor einem Monat in derselben Lage war.
Wenn du antwortest, schließ mit der allgemeinen Fassung: dem Prinzip hinter der Lösung, nicht nur der Lösung. So wird aus dem Zeitfenster einer Person etwas, das alle anderen im Call nutzen können. Es ist dieselbe Gewohnheit, die auch außerhalb des Calls Mitglieder miteinander ins Gespräch bringt — beantworte den Teil, bei dem du sicher bist, und gib den Rest an den Raum weiter.
Mit der Zeit solltest du weniger antworten. Sprechstunden, in denen Mitglieder sich gegenseitig antworten, funktionieren; Sprechstunden, in denen alle auf dich warten, sind ein Engpass mit Kalendereinladung.
Dieselben drei Leute, jede Woche
Jedes wiederkehrende Format bekommt Stammgäste, und Stammgäste sind ein gutes Zeichen, bis sie die Warteschlange füllen. Das neuere Mitglied mit einer einfachen Frage wird nicht mit drei selbstbewussten Leuten konkurrieren, die seit Monaten kommen; es wird einfach nicht mehr kommen.
Zwei Regeln lösen das. Wer zum ersten Mal da ist, kommt zuerst dran. Und niemand stellt eine zweite Frage, bevor alle, die gepostet haben, an der Reihe waren. Dann gib den Stammgästen eine andere Aufgabe: Bitte sie zu antworten, nicht nur zu fragen. Ein Stammgast, der jemand Neuerem hilft, hat mehr von der Stunde als einer, der eine fünfte Frage stellt, und ist oft die Person, die die Session leitet, wenn du nicht kannst.
Wo die Sprechstunde endet und Beratung beginnt
„Könntest du dir meinen ganzen Launch-Plan ansehen?“ ist keine Sprechstundenfrage. Es ist ein Projekt, und es in einem Gruppen-Call zu beantworten ist doppelt unfair: der Person gegenüber, die zehn gehetzte Minuten für etwas bekommt, das einen Nachmittag gebraucht hätte, und allen anderen gegenüber, die gewartet haben, bis sie dran sind.
Zieh die Grenze an der Frage, nicht an der Person. Eine Frage hat eine Antwort; ein Projekt braucht Arbeit. Wenn etwas ein Projekt ist, sag es freundlich und sag, wo es hingehört — in einen Thread, eine bezahlte Session, ein Kursmodul. Wenn du Coaching verkaufst, sind Sprechstunden das Schaufenster dafür, keine Gratisversion davon. Wie unser Coaching-Leitfaden es formuliert, sollte die Community die Fragen beantworten, die dich nie gebraucht haben, damit die Live-Stunde denen gehört, die dich brauchen.
„Das ist größer als zehn Minuten“ zu sagen, ist eine Freundlichkeit. Es sagt der Person, dass ihr Problem echt ist, und es schützt das Format für alle anderen.
Die Woche, in der niemand kommt
In manchen Wochen bleibt der Fragen-Thread leer. Halte keinen Call vor einem leeren Raum in der Hoffnung, dass doch noch Leute auftauchen, und lass die Session auch nicht kommentarlos ausfallen.
Sag den Call ab, nicht den Termin. Poste zur gewohnten Zeit eine kurze Notiz — beantworte eine Frage, die in dieser Woche anderswo aufkam, oder teile eine Sache, die du gesagt hättest — und halte die nächste Session ganz normal ab. Die Warnung aus dem Aufbau eines Rituals gilt auch hier: Etwas, das einmal unterbrochen wurde, ist ab jetzt sichtbar optional. Eine schriftliche Woche hält den Termin am Leben; eine stille Lücke sagt Mitgliedern, dass er von Anfang an optional war. Bleibt der Thread dreimal hintereinander leer, ist das eine Information: Probier eine andere Uhrzeit oder einen zweiwöchentlichen Termin, bevor du entscheidest, dass Mitglieder das nicht wollen.
Wenige Teilnehmende sind kein Misserfolg. Vier Leute mit echten Problemen sind eine gute Session, und sich für die geringe Teilnahme zu entschuldigen sagt den vier, die gekommen sind, dass sie nicht genug waren.
Schreib die Antworten auf
Der Call ist nicht das Archiv. Eine Aufzeichnung einer Stunde Sprechstunde wird selten angesehen — niemand spult sich durch sechzig Minuten für die acht, in denen es um das eigene Problem ging.
Was bleibt, ist eine kurze schriftliche Antwort unter jeder Frage im Thread: zwei, drei Zeilen dazu, was vorgeschlagen wurde und warum. Das dauert nach dem Call zehn Minuten, hilft allen, die nicht kommen konnten, und verhindert, dass dieselbe Frage zum vierten Mal ankommt. Wenn sie nächsten Monat wieder jemand stellt, kannst du auf die Antwort verweisen, statt sie noch einmal zu geben.
Überleg gut, ob du überhaupt aufzeichnest. Menschen beschreiben ein echtes Problem anders, wenn sie wissen, dass es aufgezeichnet wird, und Sprechstunden leben davon, dass Leute sagen, wo sie wirklich festhängen.
Was die Software kann und was nicht
Du kannst Sprechstunden in Mateflow abhalten, ohne ein separates Tool für den Kalender oder den Call.
Leg die Session als wöchentlich wiederkehrendes Event an, damit Mitglieder zusagen, Erinnerungen bekommen und es in ihren Kalender übernehmen können. Verknüpfe einen Videoraum mit dem Event und wähle, wer beitreten darf — die Mitglieder des Space oder nur Personen mit Zusage zum Event. Ein Videoraum hat eine Platzbegrenzung, die von deinem Tarif abhängt, und selbst die kleinste umfasst mehr Menschen, als eine Sprechstunde in einer Stunde gut betreuen kann. Für die Fragen passt ein Q&A-Space am besten: Jede Frage ist ein eigener Beitrag, Mitglieder können außerdem die Fragen upvoten, auf die sie eine Antwort wollen, der Space lässt sich nach Meiste Stimmen sortieren, und das Mitglied, das gefragt hat — oder ein Moderator —, kann die Antwort, die das Problem gelöst hat, als akzeptierte Antwort markieren. Q&A-Spaces und Events gibt es in jedem Tarif, und Events sind nicht begrenzt. Live-Räume werden nicht aufgezeichnet, außer der Host schaltet die Aufzeichnung ein, und alle, die einem aufgezeichneten Raum beitreten, werden vorher um Zustimmung gebeten.
Die ehrlichen Grenzen betreffen die Warteschlange. Es gibt kein Buchungstool für einzelne Zeitfenster, also kommt die Reihenfolge aus deiner Fragenliste, nicht aus einem Kalender. Und in einem Videoraum gibt es keine Warteschlange für Handzeichen — das ist eine Webinar-Funktion —, also rufst du Leute anhand der Liste auf, die du vorbereitet hast. Behandle Upvotes genauso: als nützliches Signal dafür, was der Raum will, nicht als Reihenfolge.
Drei Dinge, die du lassen solltest
Halte keine Sprechstunde ab, ohne vorher Fragen zu sammeln. Das lauteste Problem gewinnt, und die Person, die am dringendsten Hilfe gebraucht hätte, sitzt eine Stunde lang das Problem von jemand anderem aus.
Lass sie nicht zum Vortrag werden. Wenn du präsentierst, ist es ein Workshop; nenn es so, und behalte einen eigenen Termin, zu dem Mitglieder die Agenda mitbringen.
Beantworte nicht alles selbst. Frag zuerst den Raum. Eine Session, die nur funktioniert, wenn du redest, wird nie über deinen Kalender hinauswachsen.
Das Fazit
Sprechstunden sind das günstigste wiederkehrende Event, das eine Community haben kann, weil die Mitglieder die Agenda mitbringen und du deine Aufmerksamkeit. Sie scheitern, wenn niemand fragt, wenn jede Woche dieselben paar Leute fragen oder wenn die Stunde zu unbezahlter Beratung wird.
Führ sie also als Warteschlange: Fragen schriftlich vor dem Call, zehn Minuten pro Problem, Neue zuerst, erst den Raum fragen, bevor du antwortest, Projekte an einen besseren Ort verweisen und unter jeder Frage eine schriftliche Antwort hinterlassen. Und dann halte den Termin, Woche für Woche — auch in den stillen Wochen, auch wenn es nur vier Leute sind —, denn Sprechstunden funktionieren, weil Mitglieder wissen, dass sie stattfinden.